La première étape pour travailler avec des clients consiste à les ajouter à Owl ! Il existe deux façons d'ajouter un client :

• Dans la liste de tous les clients , cliquez sur l’ icône plus ou
• Depuis n’importe où dans Owl, cliquez sur l’icône Ajouter un client qui se trouve toujours en haut à droite, à côté de la barre de recherche.

Ces deux options ouvrent la même fenêtre Ajouter un client, qui est divisée en quatre zones.



Bien que vous souhaitiez remplir tous ces champs en détail, si vous êtes pressé de saisir un patient (nous savons que vous devrez parfois ajouter un client pour planifier immédiatement), vous pouvez saisir son prénom et son nom, planifier la séance et mettre à jour le reste plus tard.

Notions de base
Remplissez les informations de base dont vous aurez besoin pour contacter votre client : son nom, sa date de naissance, son adresse e-mail et ses numéros de téléphone.
Adresse
Owl inclura les adresses de vos clients sur les factures, les reçus et les résumés de compte, alors assurez-vous de conserver un enregistrement à jour de cela.
Détails cliniques
Cette case contient tous les détails concernant votre client provenant d'un poste de pratique interne. Aucune de ces informations n'est accessible à votre client et ne figurera sur aucune facture, reçu ou document qui lui sera envoyé.

• Client depuis indique la date à laquelle le client a été créé.
• Le thérapeute est le thérapeute du cabinet qui s'occupe de ce client (Remarque : les utilisateurs de l'édition Solo n'auront qu'un seul nom. Les comptes de l'édition de groupe auront besoin de plus d'un thérapeute actif pour que davantage d'options soient disponibles)
• Une référence peut être complétée si nécessaire.
• Incluez tous les mots clés (jusqu'à quatre) pertinents au diagnostic du client dans la section Diagnostic.
• Remarque : si vous avez des commentaires de haut niveau, vous pouvez les ajouter ultérieurement dans la zone Contact et clinique.
• Remarque – Les détails cliniques du client incluront également un total cumulé du nombre de présences à toutes les séances.

Détails du compte
Indiquez ici les conditions de paiement de vos clients, qu'ils soient ou non associés à une compagnie d'assurance, ainsi que tous les commentaires importants sur le compte. Si vous définissez votre client sur « Facturation mensuelle », vous devrez créer manuellement chaque facture. Les commentaires sur le compte sont utiles pour stocker des rappels importants pour vous-même ou pour l'administrateur de votre bureau, et sont entièrement personnalisables.

Remarque : vous pouvez configurer vos rappels par e-mail directement depuis cette fenêtre, mais vous pouvez les modifier ultérieurement dans la section Contact et clinique. Découvrez comment personnaliser vos rappels de rendez-vous ici .

Une fois ces informations saisies, vous pouvez les modifier et les mettre à jour si nécessaire dans la page Contact et Clinique de chaque compte client.