Votre compte est structuré autour d'une connexion/URL centrale via laquelle chaque membre du personnel se connecte avec sa propre adresse e-mail. Ces e-mails sont liés à différents « types d'utilisateurs », chaque type ayant ses propres limitations de sécurité. Cet article passe en revue les trois types d'utilisateurs, les options permettant de limiter l'accès aux informations confidentielles des clients, l'ajout d'utilisateurs et la suppression d'utilisateurs.

Chaque membre de votre personnel doit disposer d'un accès utilisateur. Seul le propriétaire du cabinet peut ajouter et modifier l'accès utilisateur. Le propriétaire du cabinet ou l'administrateur est également responsable du partage de l'URL avec tous les membres du personnel.

Types d'utilisateurs

Vous pouvez choisir entre trois types d'utilisateurs. Chacun d'entre eux dispose d'un accès différent :

1. Propriétaire de cabinet
   
   • C'est vous ! Le propriétaire du cabinet est une personne qui a besoin d'un accès complet à tous les dossiers clients ainsi qu'aux informations financières/cliniques.
   • Cet utilisateur a accès à tous les clients, thérapeutes et finances.
   • Il peut y avoir plusieurs propriétaires de cabinet.
2. Thérapeute
   
   • Tout praticien qui réserve des séances avec des clients est un thérapeute. Vous décidez si vous souhaitez verrouiller les thérapeutes pour qu'ils ne voient que leurs propres clients.
   • S'ils sont limités à l'affichage de leurs propres clients, les thérapeutes peuvent voir toutes les informations et notes d'un client s'ils sont désignés comme thérapeute principal, autre thérapeute ou superviseur pour ce client.
   • Les utilisateurs thérapeutes ne peuvent pas non plus voir l’ensemble des informations financières du cabinet.
3. Administratrice de bureau
   
   • Conçu pour le personnel de soutien. Configurez des administrateurs pour aider à la planification, à la facturation et à l'administration générale du cabinet.
   • Vous décidez si vous souhaitez empêcher les administrateurs du bureau de voir les notes des clients ou les informations financières du cabinet.

Limiter l'accès des thérapeutes

Accédez à Paramètres > Détails du cabinet et cliquez sur Paramètres du thérapeute. Il existe quatre options à configurer ici :

• Les thérapeutes ne voient que leurs propres clients
  
  • Si vous sélectionnez « Oui », un thérapeute ne pourra pas consulter les informations des clients auxquels il n'est pas affecté en tant que thérapeute (principal ou autre) ou en tant que superviseur. Cela protège la confidentialité de la liste des clients.
• Afficher tous les horaires des thérapeutes
  
  • Ce paramètre permet aux thérapeutes de partager leurs horaires. Ceci est particulièrement important si vous utilisez la réservation de salles, afin que les thérapeutes puissent voir quand les salles sont réservées.
  • Si « Les thérapeutes ne voient que leurs propres clients » est défini sur oui, les thérapeutes verront uniquement quand les autres thérapeutes ont des séances et dans quelle salle ils se trouvent. Ils ne verront aucune information d'identification du client.
• Le thérapeute peut supprimer les factures et les reçus
  
  • Si les thérapeutes doivent gérer un aspect quelconque de la facturation des clients, nous recommandons de laisser ce paramètre sur « oui ».
• Le thérapeute peut envoyer des formulaires aux clients
  
  • Si vous utilisez les formulaires d’admission et de consentement en ligne, cette fonctionnalité permet aux thérapeutes d’envoyer des formulaires aux clients.

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Limiter l'accès pour les administrateurs de bureau

Accédez à Paramètres > Détails du cabinet et cliquez sur Paramètres d'administration. Il existe deux options de configuration ici :

• Les administrateurs de bureau peuvent voir et modifier les notes
  
  • Vos administrateurs aident-ils parfois à fournir des notes aux avocats, à rédiger des notes hors séance (comme la documentation des appels téléphoniques) ou à exporter des notes ? Si c'est le cas, autorisez-les à consulter les notes.
  • Si vous préférez masquer les notes des administrateurs, ce paramètre masque toutes les notes de session, les notes hors session et les outils d'exportation de notes.
• Les administrateurs de bureau peuvent voir et accéder au tableau de bord
  • Vos administrateurs aident-ils les propriétaires de cabinet à gérer l'entreprise et ont-ils besoin d'accéder à la section Tableau de bord d'Owl ? Si tel est le cas, autorisez-les à accéder au tableau de bord.
  • Si oui, les utilisateurs administrateurs ne pourront accéder qu'à la zone Exportation de données du tableau de bord. Les zones Année après année et Statistiques ne sont accessibles qu'aux propriétaires.

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Comment ajouter un propriétaire de cabinet

Les profils des propriétaires de cabinet comportent deux éléments :

1. Profil du thérapeute
2. Accès utilisateur

Tout d’abord, créez le profil du thérapeute :

• Accédez à Paramètres > Thérapeutes.
• Cliquez sur l'icône plus dans le coin supérieur droit.
• Remplissez tous les champs du formulaire.
• Cliquez sur Créer un thérapeute pour ajouter le profil du thérapeute.

Deuxièmement, créez l’accès utilisateur

• Accédez à Paramètres > Accès utilisateur.
• Cliquez sur l’icône plus dans le coin supérieur droit.
• Saisissez le nom complet du propriétaire, son adresse e-mail et son mot de passe.
• Sélectionnez Propriétaire dans la liste déroulante Type.
• Sélectionnez le thérapeute approprié dans la liste déroulante Thérapeute (le cas échéant).
• Cliquez sur Enregistrer l’utilisateur.

Comment ajouter un thérapeute

Les profils des thérapeutes comportent deux volets :

1. Profil du thérapeute
2. Accès utilisateur

Tout d’abord, créez le profil du thérapeute :

• Accédez à Paramètres > Thérapeutes.
• Cliquez sur l'icône plus dans le coin supérieur droit.
• Remplissez tous les champs du formulaire.
• Cliquez sur Créer un thérapeute pour ajouter le profil du thérapeute.

Deuxièmement, créez l’accès utilisateur

• Accédez à Paramètres > Accès utilisateur.
• Cliquez sur l’icône plus dans le coin supérieur droit.
• Entrez le nom complet, l'adresse e-mail et le mot de passe du thérapeute.
• Sélectionnez Thérapeute dans la liste déroulante Type.
• Sélectionnez le thérapeute approprié dans la liste déroulante Thérapeute.
• Cliquez sur Enregistrer l’utilisateur.

Comment ajouter un administrateur de bureau

Les administrateurs de bureau ne sont pas associés aux profils des thérapeutes. Pour ajouter un accès utilisateur pour vos administrateurs de bureau :

• Accédez à Paramètres > Accès utilisateur.
• Cliquez sur l’icône plus dans le coin supérieur droit.
• Saisissez le nom complet, l’adresse e-mail et le mot de passe de l’administrateur du bureau.
• Sélectionnez Office Admin dans la liste déroulante type.
• Cliquez sur Enregistrer l’utilisateur.

Une fois que vous avez ajouté un utilisateur, veuillez lui fournir :

• L'URL de votre groupe.
• Leur adresse email et leur mot de passe.
• Un lien vers le centre de ressources d'Owl.

Suppression de l'accès utilisateur

Lorsqu'un membre du personnel quitte votre cabinet, le propriétaire du cabinet doit supprimer son accès utilisateur afin qu'il ne puisse pas accéder à votre compte Owl.

• Accédez à Paramètres > Accès utilisateur.
• Cliquez sur la case à cocher à côté de l'utilisateur que vous souhaitez supprimer.
• Dans la barre d’édition verte, cliquez sur Supprimer.

Lorsque l'accès utilisateur est supprimé, tous les fichiers internes de l'utilisateur (c'est-à-dire les clients, les notes, les sessions passées) restent intacts et sur votre compte. Cela supprime uniquement la capacité de l'utilisateur à accéder à votre compte Owl.