Il existe deux méthodes pour accorder l'accès du client à la réservation en ligne :
- Le thérapeute fournit ses références
- Inscription dirigée par le client
Si vous utilisez la réservation en ligne uniquement pour les clients existants, vous utiliserez la méthode « Le thérapeute fournit ses informations d'identification » .
Si vous prévoyez d’utiliser la réservation en ligne avec de nouveaux clients, vous utiliserez la méthode d’inscription dirigée par le client .
Les deux méthodes nécessitent du temps administratif de la part du thérapeute pour associer les clients de votre liste de clients Owl à votre liste de clients de réservation en ligne. Ce processus ne doit être effectué que lors de l'ajout de nouveaux clients à la réservation en ligne.
Le thérapeute fournit ses références
Cette méthode permet au thérapeute de configurer l'accès pour le client :
- Accédez au Dossier client > Contact et clinique > Détails du compte > Modifier .
- Sous Paramètres du portail client, saisissez l’adresse e-mail du client.
- Définissez un mot de passe pour le client.
- Cliquez sur le bouton vert Enregistrer .
Vous pouvez désormais fournir à votre client les informations suivantes :
- L'adresse e-mail que vous venez de saisir et leur mot de passe.
- Votre URL de réservation en ligne.
- Instructions leur indiquant qu'ils peuvent mettre à jour leur mot de passe en utilisant le bouton « Mot de passe oublié ? » sur l'écran de connexion principal.
Vos clients pourront ensuite se connecter en utilisant leurs identifiants et commencer à planifier des sessions.
Inscription dirigée par le client
Si vous utilisez la réservation en ligne pour de nouveaux clients, ils créeront leur propre compte en visitant votre URL de réservation en ligne via votre site Web.
Afin de réserver une séance, ils doivent :
- Créer un compte
- Vérifiez leur adresse e-mail
Pour créer le compte, le client clique sur Créer un compte . Une fois le compte créé, il devra vérifier son adresse e-mail auprès de nous. Il s'agit d'un simple e-mail envoyé dans sa boîte de réception avec un lien vers l'écran de vérification. Jusqu'à ce moment, il ne sera autorisé à réserver qu'une seule séance, quel que soit le nombre maximal de séances réservées.
Si vos clients ne parviennent pas à trouver leur e-mail de vérification, vous pouvez le vérifier pour eux sous Clients > Prospects.
Une fois que votre client a créé un compte, vous devrez l'associer (instructions ci-dessous) pour le lier à votre liste de clients Owl. L'étape « associer » permet d'ajouter le client Online Booking en tant que client Owl.
Ajoutez le client à votre liste de clients Owl
Lorsqu'un client crée un compte via la réservation en ligne, vous devez l'ajouter en tant que client Owl. Owl enverra un e-mail à l'adresse e-mail de votre thérapeute (Paramètres > Profil du thérapeute) pour vous avertir lorsqu'un client réserve une nouvelle séance.
Pour ajouter un client de la réservation en ligne à votre liste de clients Owl :
- Commencez par Tous les clients > Prospects .
- Cliquez sur la case à cocher à côté du client que vous ajoutez, ouvrant la barre d’édition verte.
- Il existe deux options pour ajouter le client :
- Créer un client : pour les nouveaux clients, cette option ouvre la fenêtre Ajouter un client. Plusieurs champs seront automatiquement remplis à partir des informations saisies par le client.
- Associer : si le client existe déjà dans votre liste de clients Owl, les options d'association vous permettent de lier le client de réservation en ligne à un client Owl. Recherchez le nom du client et sélectionnez Associer .
Une fois associés, les clients peuvent désormais réserver autant de séances qu'ils le souhaitent (dans la limite de votre nombre de séances) et verront la liste des services « Client existant ». Ils peuvent également consulter leurs informations en cliquant sur Votre compte . Cela affiche des informations biographiques de base, un historique complet des séances et un rappel de leur prochaine séance à venir.
Si un client n'est pas en mesure de vérifier son adresse e-mail, il peut renvoyer la vérification à partir de la page Compte sur le portail. Sinon, si vous préférez, vous pouvez cliquer sur Vérifier dans la liste de tous les clients pour ignorer cette étape.
Affichage des sessions client sur votre calendrier Owl
Lorsqu'un client réserve une séance en ligne, cette séance sera automatiquement affichée sur votre calendrier Owl.
Lorsqu'un nouveau client a réservé une séance, celle-ci apparaîtra sur votre calendrier sous la forme d'une entrée rouge intitulée Non vérifiée. Une fois vérifiée, la séance sera toujours rouge, mais l'étiquette deviendra Non associé. Non associé signifie que le client a vérifié son e-mail, mais que vous n'avez pas connecté son compte de portail à un client dans Owl.
Une session vérifiée et associée apparaîtra comme n'importe quelle autre session, mais la bannière en haut du bloc de session indiquera « Depuis le portail ».