Les rappels de rendez-vous sont des courriels ou des SMS envoyés à vos clients ou aux membres de leur cercle de soins avant leurs séances Owl. Cette fonctionnalité est facultative et est désactivée par défaut lorsque vous ajoutez un nouveau client. Vous pouvez configurer des rappels en accédant à Paramètres , puis à Notifications , puis en sélectionnant l'onglet Rappels .

Si vous prévoyez d'utiliser des rappels de rendez-vous, vous devez rédiger vos propres messages de rappel par défaut et configurer le rappel préféré pour chaque client.

Rédaction de vos messages de rappel par défaut

Avant de configurer des rappels pour vos clients, vous devrez personnaliser vos messages de rappel par défaut. Le même message sera envoyé à tous les destinataires. Vous les créerez à partir de texte brut et de macros Owl. Une macro est une variable renseignée avec les informations correctes lors de l'envoi du message.

Voici les macros Owl :

• _NOM_DU_BÉNÉFICIAIRE_
• _APT-END-DATE_
• _APT-END-TIME_
• _APT-DATE-DEBUT_
• _APT-START-TIME_
• _NOM-DU-CLIENT_
• _NOM DE LA CLINIQUE_
• _COURRIEL DU THÉRAPEUTE_
• _NOM DU THÉRAPEUTE_
• _FUSEAU HORAIRE_
• _ACTION_
• _MONTANT FACTURÉ_
• _PRÉNOM-CLIENT_
• _DURÉE_
• _ADRESSE-LIEU_
• _LOCALISATION-CODE-RÉGIONAL_
• _LIEU-VILLE_
• _LIEU-PAYS_
• _NOM-DE-LIEU_
• _LOCALISATION-RÉGION_
• _NOM DE LA SALLE_
• _NOM DU SERVICE_

Configuration des rappels par e-mail

• Sélectionnez E-mail sous Type de rappel
• Saisissez une ligne d'objet par défaut sous Objet de l'e-mail
• Saisissez votre message de rappel sous Corps de l'e-mail , puis copiez et collez les macros pour ajouter des variables.
  • Notez qu'il existe une limite de 65 535 caractères pour les rappels par e-mail.
• Sélectionnez si vous souhaitez ou non envoyer automatiquement des liens de session vidéo dans les e-mails de rappel et de confirmation.
• Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Enregistrer .

Notez que vous pouvez également configurer des rappels pour le cercle de soins d'un client dans la section Rappels du cercle de soins sous Rappels client en suivant ces mêmes étapes.

Configuration des rappels par SMS

• Sélectionnez SMS sous Type de rappel .
• Tapez votre message de rappel, puis copiez et collez les macros pour ajouter des variables dans la section Message SMS .
  • Veuillez noter qu'il y a une limite de 160 caractères.
• Sélectionnez Enregistrer pour mettre à jour vos modifications.

Notez que vous pouvez également configurer des rappels pour le cercle de soins d'un client dans la section Rappels du cercle de soins sous Rappels client en suivant ces mêmes étapes.

Configurer des rappels pour un client

Les rappels sont désactivés par défaut pour tous les clients. Vous pouvez ainsi contrôler et savoir précisément comment vous les contactez.

Pour activer les rappels de rendez-vous :

• Accédez à Clients > Contact et Clinique > Coordonnées .
• Sélectionnez Modifier .

Pour définir des rappels par e-mail

• Saisissez l'adresse e-mail valide du client.
• Dans la section Notification et préférences linguistiques , utilisez le menu déroulant Rappels par e-mail pour définir l'heure avant la session à laquelle vous souhaitez que le rappel soit envoyé.
• Assurez-vous que l'option Autoriser les e-mails de confirmation de rendez-vous est sélectionnée sous Confirmations de rendez-vous
• Sélectionnez le bouton vert Enregistrer .

Pour définir des rappels par SMS

• Saisissez le numéro de téléphone du client, puis sélectionnez Ajouter un numéro .
• Sélectionnez la case Rappels SMS à côté du numéro de téléphone auquel ceux-ci doivent être envoyés.
• Dans la section Préférences de notification et de langue , utilisez le menu déroulant Rappels SMS pour définir l'heure avant la session à laquelle vous souhaitez que le rappel soit envoyé.
• Assurez-vous que l'option Autoriser les e-mails de confirmation de rendez-vous est sélectionnée sous Confirmations de rendez-vous .
• Sélectionnez le bouton vert Enregistrer .

Utilisation des journaux pour suivre les rappels
Si vous souhaitez vérifier la bonne réception des rappels de vos clients, sachez que chaque client dispose d'un espace journal unique. Cet espace affiche des informations, notamment chaque e-mail ou SMS envoyé à votre client. Sélectionnez « Journaux » dans la section « Clients » pour consulter les confirmations de tous les messages.