Une fois qu'une réclamation a été entièrement traitée par la compagnie d'assurance, le statut sera mis à jour dans Owl comme étant Payé, Ajusté ou Rejeté :

Si un montant a été payé pour la réclamation, Owl mettra automatiquement à jour la section Finances du profil du client pour refléter le paiement. Vous pouvez ouvrir un profil client et aller dans Finances > Reçus pour voir les nouveaux reçus pour toutes les réclamations qui ont été payées. Vous pourrez voir le montant payé, le mode de paiement (« eClaim ») et tout autre détail généralement trouvé dans les reçus Owl comme la date, le service, la présence, etc.
 

Veuillez noter que les reçus générés par le règlement d'une réclamation d'assurance ne peuvent pas être supprimés. En effet, nous devons conserver la trace de toutes les sommes versées et les conserver dans les dossiers de l'assureur.

S'il reste un solde dû après le paiement (par exemple, lorsque le paiement d'assurance reçu ne couvre qu'une partie des frais de séance complets), vous verrez le solde restant dans le profil du client. Vous pouvez cliquer sur l'action Enregistrer le paiement dans le profil du client à tout moment pour régler le solde restant avec le client, ce qui entraînera un reçu supplémentaire dans son dossier pour ce paiement.

Si le client avait déjà payé une partie ou la totalité de ses frais avant le versement de l'assurance, tout chevauchement de paiement du client sera reflété sous forme de crédit sur son profil client et affiché comme tel sur le reçu original.

Si une réclamation a été rejetée, vous pouvez passer la souris sur le statut Rejeté pour afficher plus de détails.

Attention : la décision de rejeter une réclamation n'est pas prise par Owl Practice. Contactez directement le payeur pour plus d'informations.

Vous pouvez également consulter l'explication des avantages (EOB) pour toute réclamation traitée à partir du profil client. Ouvrez un profil client et accédez à Assurance > Réclamations pour voir toutes les réclamations enregistrées pour le client :

Cochez la case en regard d'une réclamation et cliquez sur Afficher EOB dans la barre d'action verte :

Cela ouvrira l'EOB pour l'afficher, avec des options pour télécharger , imprimer ou envoyer un e-mail .

Vous pouvez fournir une copie de l’EOB à vos clients selon la méthode de leur choix.

Pour rapprocher votre système comptable des paiements reçus, vous pouvez accéder à Tableau de bord > Exportation de données et télécharger l' exportation de paiement pour la plage de dates de votre choix. Ce rapport vous montrera tous les paiements qui ont été appliqués aux soldes impayés des clients en fonction de la plage de dates sélectionnée et inclura tous les paiements reçus des assureurs qui sont intervenus pendant les dates sélectionnées pour l'exportation.

Tous les paiements reçus des assureurs seront classés comme « eclaim » dans ce rapport. Vous pouvez cliquer sur l'en-tête Session/Autre mode de paiement des frais dans cette exportation pour filtrer les résultats par type de réclamation électronique :

Lorsque vous filtrez le rapport par eclaim, vous pouvez ensuite consulter tous les paiements reçus des assureurs et en rendre compte en conséquence.

Les exportations de données d'Owl Practice seront téléchargées sous forme de fichier .csv que vous pourrez ouvrir à l'aide d'Excel, de Numbers ou de tout autre programme compatible avec les feuilles de calcul de votre choix.