La fonction de remboursement d'Owl vous permet de rembourser facilement un paiement à un client si nécessaire et de montrer qu'un solde est toujours impayé sur son compte pour ce montant. Cependant, une fois le remboursement traité, vous ne pourrez plus supprimer aucun des documents financiers associés ni modifier le montant facturé pour la séance. Cela permet de préserver l'intégrité des données et de conserver un historique financier complet pour le dossier du client.
Si vous avez traité un remboursement par erreur et que vous n'avez plus la possibilité de supprimer les documents financiers associés, que devez-vous faire ensuite pour corriger le compte client ? Vous trouverez ci-dessous trois options possibles, selon le scénario :
- Le montant du remboursement que vous avez saisi était supérieur à celui prévu
Si vous avez traité un remboursement d'un montant supérieur à celui prévu, vous pouvez le corriger en enregistrant un autre paiement pour la séance pour la différence. Si vous avez remboursé 100 $ alors que vous aviez prévu de ne rembourser que 60 $, vous pouvez alors enregistrer un paiement de 40 $ sur la séance pour corriger le solde impayé dans le dossier du client. Vous pouvez noter sur le paiement qu'il a été enregistré pour ajuster le solde du remboursement traité pour plus d'exactitude dans vos rapports.
- Le montant du remboursement que vous avez saisi était inférieur à celui prévu
Si vous avez traité un remboursement pour un montant inférieur à celui prévu, vous pouvez ouvrir le reçu et traiter un autre remboursement pour le montant restant à payer pour la séance. Si la séance était de 100 $ et que vous n'avez remboursé que 50 $ lors de la première transaction, vous pouvez ouvrir le reçu et émettre un autre remboursement pour 1 $ à 50 $ du montant restant à payer.
- Vous avez traité un remboursement sur le mauvais reçu
Si vous avez remboursé le reçu incorrect dans son intégralité, vous pouvez traiter un nouveau paiement pour cette session et noter qu'il s'agit d'une correction de remboursement dans les commentaires supplémentaires pour votre référence, puis vous pouvez procéder au traitement du remboursement par rapport au reçu prévu.