Les rappels de rendez-vous sont des e-mails ou des SMS envoyés à vos clients avant leurs séances Owl programmées. Cette fonctionnalité est facultative et est désactivée par défaut lorsque vous ajoutez un nouveau client.
Si vous prévoyez d'utiliser des rappels de rendez-vous, il y a deux étapes pour les configurer correctement :
- Écrivez vos messages de rappel par défaut.
- Configurez le rappel préféré pour chaque client.
Écrivez vos messages de rappel par défaut
Avant de commencer à configurer des rappels pour vos clients, vous souhaiterez personnaliser vos messages de rappel par défaut. Le même message sera envoyé à tous les destinataires. Vous les créerez à partir de texte brut et de macros Owl. Une macro est une variable qui est renseignée avec les informations correctes lors de l'envoi du message.
Voici les macros Owl :
- _NOM_DU_DESTINATAIRE_
- _DATE DE FIN D'APT_
- _APT-END-HEURE_
- _DATE DE DÉBUT D'APT_
- _Heure de démarrage de l'APT_
- _NOM-CLIENT_
- _NOM DE LA CLINIQUE_
- _COURRIEL DU THÉRAPEUTE_
- _NOM DU THÉRAPEUTE_
- _FUSEAU HORAIRE_
- _ACTION_
- _MONTANT FACTURÉ_
- _PRÉNOM-CLIENT_
- _DURÉE_
- _LOCALISATION-ADRESSE_
- _LOCALISATION-CODE-ZONE_
- _LOCALISATION-VILLE_
- _LOCALISATION-PAYS_
- _NOM DU LIEU_
- _LOCALISATION-RÉGION_
- _NOM DE LA CHAMBRE_
- _NOM DU SERVICE_
Pour créer vos messages de rappel par défaut :
- Accédez à Paramètres > Rappels .
- Assurez-vous que vous êtes dans l’onglet Rappels.
- Pour les rappels par e-mail :
- Saisissez une ligne d’objet par défaut.
- Tapez votre message de rappel et copiez et collez les macros pour ajouter des variables.
- Il y a une limite de 65 535 caractères pour les rappels par e-mail.
- Pour les rappels par SMS :
- Tapez votre message de rappel et copiez et collez les macros pour ajouter des variables.
- Il y a une limite de 160 caractères.
- Cliquez sur Enregistrer pour mettre à jour vos modifications.
Configurer des rappels pour un client
Par défaut, les rappels sont désactivés pour tous les clients. Cela vous permet de contrôler et de savoir exactement comment vous contactez chacun d'eux.
Pour activer les rappels de rendez-vous :
- Accédez au Compte client > Contact et clinique > Coordonnées .
- Cliquez sur Modifier .
- Pour définir des rappels par e-mail :
- Saisissez l'adresse e-mail valide du client.
- Sous la zone Rappels, utilisez le menu déroulant Rappels par e-mail pour définir l’heure avant la session à laquelle vous souhaitez que le rappel soit envoyé.
- Pour définir des rappels par SMS :
- Entrez le numéro de téléphone du client.
- Cliquez sur la case Rappels SMS à côté du numéro de téléphone auquel ceux-ci doivent être envoyés.
- Dans la zone Rappels, utilisez le menu déroulant Rappels SMS pour définir l’heure avant la session à laquelle vous souhaitez que le rappel soit envoyé.
- Cliquez sur le bouton vert Enregistrer .
Une fois que vous aurez fait cela, le client recevra des rappels selon ces paramètres pour chaque séance prévue à l’avenir !
Remarque : il n'existe pas de fonctionnalité permettant d'activer les rappels pour tous les clients. Vous devrez les activer pour chaque client, en fonction de ses préférences.
Utilisation des journaux pour suivre les rappels
Si vous êtes curieux de savoir si vos clients ont bien reçu leurs rappels, sachez que chaque client dispose de sa propre zone de journaux ! La zone de journaux affiche tous les e-mails ou SMS que vous avez envoyés à votre client, y compris les rappels ! Cliquez simplement sur Journaux sur le compte client pour voir les confirmations de tous les messages.