Les confirmations de rendez-vous sont des e-mails envoyés automatiquement à vos clients lorsque vous planifiez, mettez à jour ou annulez leurs séances. Ils informent également vos clients des récidives ! Cette fonctionnalité contribuera à réduire :
- Le nombre de rendez-vous manqués
- Confusion sur les heures de rendez-vous
- Temps consacré à la gestion de votre calendrier.
Les confirmations de rendez-vous sont différentes des rappels. Ces changements n'auront aucun impact sur vos anciens rappels. Voici en quoi les deux sont différents :
- Rappels : ils sont envoyés aux clients (lorsqu'ils sont activés) avant les rendez-vous par SMS ou par e-mail (ou les deux) dans le délai de préavis que vous avez défini. Ils sont destinés à rappeler aux clients les rendez-vous à venir juste avant les rendez-vous.
- Confirmations de rendez-vous : elles sont envoyées immédiatement après la création/mise à jour/suppression des rendez-vous pour confirmer une heure de rendez-vous avec un client. Elles sont configurées indépendamment des rappels et vous devrez les activer/désactiver pour chaque client selon ses besoins.
L'utilisation des confirmations de rendez-vous se fait en deux étapes :
- Personnaliser le contenu de votre e-mail de confirmation de rendez-vous et
- Activation des confirmations de rendez-vous sur vos comptes clients.
Personnalisez vos confirmations de rendez-vous
Avant de commencer à utiliser les confirmations de rendez-vous, vous souhaiterez personnaliser le contenu de vos e-mails :
- Accédez à Paramètres > Rappels .
- Cliquez sur l’ onglet Confirmations de rendez-vous .
- Ici, vous pouvez personnaliser à la fois l' objet et le corps de vos e-mails.
- Owl a un message générique par défaut, mais n'hésitez pas à le mettre à jour !
- Si vous le mettez à jour, utilisez les macros sur le côté gauche comme variables et tapez le reste de votre texte.
- Si vous modifiez vos messages par défaut, vous devez utiliser la macro Action . La macro Action permet d'indiquer à votre client si la session a été planifiée, mise à jour ou annulée.
- Cliquez sur Enregistrer .
Activez les confirmations de rendez-vous de vos clients
Tout comme les rappels de rendez-vous, les confirmations sont désactivées par défaut . Vous les activerez manuellement pour chacun de vos clients.
- Accédez au compte client .
- Cliquez sur Contact et clinique > Coordonnées .
- En bas à droite de cette page, appuyez sur le bouton bleu Modifier .
- Basculez les confirmations de rendez-vous sur « Autoriser » .
- Appuyez sur Enregistrer .
Et voilà ! Il vous suffit de suivre deux étapes rapides pour gagner du temps en envoyant des e-mails manuellement à chaque fois que vous planifiez, mettez à jour et annulez des sessions. Si vous avez des questions, n'hésitez pas à nous contacter et nous serons heureux de vous aider !