Rechercher des formulaires sous l'onglet Gérer

Vous trouverez les formulaires sous l'onglet Gérer dans la barre Owl à l'extrême gauche, entre le tableau de bord et les paramètres. Rendez-vous ici pour commencer et cliquez sur la section Formulaires.

N'oubliez pas que les utilisateurs Solo ont un accès complet à cette zone. Pour les cabinets de groupe, seuls les propriétaires de cabinet et les administrateurs de bureau auront accès à Gérer. Les thérapeutes ne pourront pas accéder à cette zone.

Si vous ne voyez pas l'onglet Gérer, vous n'avez pas encore effectué la mise à niveau vers le portail client ! Contactez-nous pour commencer à utiliser le portail client dès aujourd'hui.

Créer un formulaire

Pour créer un nouveau formulaire :

• Cliquez sur la section Gérer .
  
  • Vous verrez une liste de tous les formulaires que vous avez créés.
• Cliquez sur l'icône + dans la zone supérieure droite de la fenêtre pour ouvrir l'éditeur de formulaires et démarrer un nouveau formulaire
• Vous devrez donner un titre à votre formulaire :
  
  
  
  
• Vous pouvez faire défiler le panneau Configurer sur le côté gauche de la page pour commencer à créer votre formulaire avec divers éléments
  
  
  • Notions de base – Ajoutez des questions à votre formulaire
    Il existe une variété de types de questions qui peuvent être ajoutées au formulaire, comme un texte long, une liste déroulante, un choix multiple, une case à cocher, etc. Les questions que vous ajoutez au formulaire peuvent être obligatoires ou facultatives en fonction de la question et des exigences du client lors du remplissage du formulaire.
    • Texte : permet une réponse au format texte dans une zone de texte sur une seule ligne.
    • Texte long : permet une réponse au format texte, mais offre une zone de texte plus grande à remplir.
    • Numéro : permet une réponse numérique.
    • Menu déroulant : permet de sélectionner une réponse parmi les options prédéfinies dans le menu déroulant.
    • Choix multiple : permet de sélectionner plusieurs réponses parmi les options prédéfinies répertoriées.
    • Case à cocher : permet de sélectionner une réponse parmi les options prédéfinies répertoriées.
    • Date : permet de sélectionner ou de saisir une date.
    • Date et heure : permet de sélectionner ou de saisir une date et une heure.
    • Plage : permet de sélectionner une réponse sur une plage mobile.
    • Texte en lecture seule : ne permet pas de répondre, mais affiche un texte informatif à la place. (Veuillez noter que vous devrez utiliser les raccourcis clavier de votre appareil pour coller du texte dans ce champ).
      
      
  • Pour ajouter une question, cliquez simplement sur le type de question souhaité dans la barre latérale et elle sera ajoutée. Vous pouvez rédiger la question puis cliquer sur le bouton « Personnaliser » dans la partie inférieure de la question si vous devez ajouter des options pour les réponses aux questions à choix multiples, à liste déroulante ou à case à cocher.
  • Vous pouvez également cliquer sur le bouton « Personnaliser » pour gérer le formatage ou les limitations des questions.
• Modules – Ajoutez des aspects uniques supplémentaires à votre formulaire
  Il existe une variété de modules qui peuvent être ajoutés à votre formulaire pour mieux le personnaliser en fonction de vos besoins. Les options de modules proposées sont les suivantes :
  
  
  • Admission
    En cliquant sur ce module, celui-ci sera automatiquement ajouté à votre formulaire. Toutes les informations fournies par le client lors du remplissage du formulaire seront enregistrées dans son profil client directement dans Owl.
    
    
  • Vous pouvez cliquer sur l'icône d'engrenage en bas du panneau pour personnaliser les informations d'admission que vous souhaitez que les clients fournissent. Le module d'admission est organisé en quatre sections : Contact, Adresse, Contact d'urgence et Autre. Par défaut, tous les composants d'admission ont été sélectionnés et définis sur Obligatoire.
    
    
    
    
  • Décochez simplement la case à cocher située à côté de tout élément d'admission que vous ne souhaitez pas inclure dans le formulaire. Si vous ne souhaitez pas inclure de questions d'une des sections, cliquez simplement sur la case à cocher située à côté du titre de la section et tous les éléments sous cet en-tête seront décochés. Vous pouvez également utiliser l'option Est-ce obligatoire ? pour choisir si les informations demandées sont obligatoires ou facultatives pour les clients.
    
    
  • Accord et signature
    En cliquant sur ce module, vous pourrez demander au client son accord électronique et sa signature reconnaissant les conditions que vous avez décrites dans le champ de texte fourni et vérifiant que les informations fournies sont exactes.
    
    
    
    
  • Adresse
    Ce module peut être utilisé pour demander à l'utilisateur toute adresse supplémentaire que vous souhaiteriez connaître. Veuillez noter que les adresses fournies par vos clients dans ce module ne seront pas enregistrées dans le profil du client. Vous devez utiliser les champs Adresse du module Admission si vous souhaitez qu'une adresse soit enregistrée directement dans le profil du client.
    
    
    
    
  • Téléphone
    Similairement au module Adresse, le module Téléphone peut être utilisé pour demander aux utilisateurs des numéros de téléphone supplémentaires dont ils pourraient avoir besoin. Veuillez noter que les numéros de téléphone fournis par vos clients dans ce module ne seront pas enregistrés dans le profil du client. Vous devez utiliser les champs Téléphone du module Accueil si vous souhaitez qu'un numéro de téléphone soit enregistré directement dans le profil du client.
    
    
  • Termes et conditions
    Ce module peut être utilisé pour ajouter un composant Conditions générales au formulaire. Il s'agit d'un élément de section qui vous permet de décrire en détail les politiques de votre clinique et de vos services afin que les clients puissent les consulter et les accepter avant de remplir le formulaire.
• Éléments de page - Ajoutez des éléments uniques à votre formulaire
  Nous avons introduit deux nouveaux concepts d'éléments de page dans les formulaires :
  
  
  • Section
    Cet élément vous permettra de créer des sections uniques dans le formulaire et de regrouper des questions à l'intérieur de celui-ci. Vous pouvez cliquer sur l'élément de page Section pour l'ajouter au formulaire, puis créer un titre de section. Les questions que vous avez ajoutées au formulaire peuvent ensuite être déplacées dans la section en cliquant sur l'icône en forme de flèche, puis en sélectionnant une section vers laquelle les déplacer :
    
    
    
    
    Une fois les questions ajoutées à votre section, vous pourrez voir comment elles sont disposées dans cette section en cliquant sur l'icône d'engrenage sur l'élément de section :
    
    
    
    Vous pouvez cliquer sur l'icône d'engrenage sur chaque question pour continuer à la modifier si nécessaire. Vous pouvez également cliquer sur une question dans votre section et la faire glisser pour la repositionner par rapport aux autres questions.
    
    
  • Saut de page
    Cet élément vous permet de définir l'emplacement des sauts de page souhaités pour les formulaires plus longs. Si vous imprimez ou générez régulièrement des copies PDF du formulaire, vous pouvez utiliser les sauts de page pour vous assurer que le formulaire est présenté comme vous le souhaitez pour l'impression.

Une fois que vous avez ajouté toutes les questions, modules et éléments de page dont votre formulaire a besoin, vous pouvez cliquer sur le bouton Aperçu dans le coin supérieur droit de la page pour voir à quoi il ressemble et avoir une idée de la façon dont il sera présenté à vos clients avant de l'enregistrer :


Après avoir examiné le formulaire, cliquez simplement sur le bouton Fermer l'aperçu affiché en bas de l'aperçu. Vous pouvez continuer à modifier le formulaire si vous le souhaitez, ou si vous avez terminé de créer le formulaire, vous pouvez l'enregistrer en cliquant sur le bouton Enregistrer le formulaire en bas de la fenêtre. Si vous souhaitez simplement quitter le formulaire, cliquez sur le bouton Fermer. Vous serez redirigé vers la liste de tous les formulaires déjà créés ou en cours de création et la version la plus récente du formulaire que vous avez enregistré y sera répertoriée.

Si vous n'avez pas enregistré le formulaire du tout pendant votre processus d'édition et que vous cliquez sur le bouton Fermer, vous serez invité à enregistrer le formulaire ou à fermer sans enregistrer une copie du formulaire que vous avez créé :


Un autre outil d'édition utile que nous avons ajouté est la possibilité de modifier la largeur de certaines de vos questions et modules sur le formulaire. Si vous demandez un numéro de téléphone par exemple, vous ne souhaiterez peut-être pas occuper une ligne entière du formulaire. Vous préférerez peut-être le compresser et ajouter une autre question sur la même ligne pour économiser de l'espace. Vous pouvez le faire en cliquant sur le coin inférieur droit de l'élément et en faisant glisser votre souris pour réduire la largeur en conséquence :


Cela permet d'économiser de l'espace sur le formulaire et de disposer les questions de manière plus horizontale, afin que le formulaire ne paraisse pas trop long pour les utilisateurs, ou que les questions très courtes n'occupent plus une ligne entière d'espace inutile :