Il existe deux raisons principales pour lesquelles vous pouvez rencontrer un problème lors de la livraison d'un e-mail à un client dans Owl : la première est que le client vous a fourni une adresse e-mail que les systèmes de vérification d'Owl ont évaluée comme non livrable. La deuxième est que le domaine de messagerie utilisé par votre cabinet n'est pas entièrement compatible avec le système de livraison de courrier d'Owl. Ce guide explique ce qu'il faut faire dans ces deux situations ci-dessous :

L'e-mail du client n'est pas accepté/Il est demandé de saisir un autre e-mail client

Une adresse e-mail client valide est requise pour la livraison sécurisée et fiable des e-mails de rappel, des confirmations de rendez-vous, des factures, des reçus, des formulaires d'admission/consentement et des résumés de compte à vos clients et à leurs contacts.

Afin de minimiser les échecs de livraison d'e-mails à vos clients, Owl dispose d'une fonctionnalité permettant de vérifier l'adresse e-mail sur des serveurs de messagerie distants. Lorsqu'une adresse e-mail est saisie sur un profil client ou un document de facturation, Owl vérifie instantanément que l'adresse e-mail existe avant l'envoi de l'e-mail.

Si l'adresse e-mail n'existe pas, Owl vous avertira avec une variante du message d'erreur rouge suivant :

Il y a plusieurs raisons pour lesquelles vous avez pu recevoir ce message :

1. L'adresse e-mail à laquelle vous tentiez d'envoyer un document n'existe pas. Pour rectifier ce problème, veuillez contacter votre client (ou le destinataire de l'e-mail) et lui demander de vérifier l'orthographe de l'adresse e-mail.
2. Le serveur de messagerie ne peut pas être contacté sur le domaine.
3. Le domaine n'existe pas.

Et maintenant ?

1. Vous pouvez vérifier l'adresse e-mail sur ce site Web, si vous continuez à recevoir le message d'erreur : https://tools.verifyemailaddress.io/
2. Demandez au client de fournir une adresse e-mail secondaire.

Que se passe-t-il si les journaux client signalent que l’e-mail a été envoyé, mais que mon client ne signale pas l’avoir reçu ?

1. Veuillez demander à votre client de vérifier son adresse e-mail auprès de vous et de la comparer à celle enregistrée sur son profil client Owl.
2. Demandez à vos clients de vérifier leur dossier Spam ou Junk. Dans de rares cas, les e-mails Owl peuvent être filtrés par le serveur de messagerie du client.
3. Il arrive parfois que la boîte mail du client soit pleine et n'accepte plus aucun email. Vérifiez auprès de vos clients si c'est le cas.
4. N'hésitez pas à contacter notre équipe d'assistance et nous vous aiderons davantage.

Les e-mails d'entraînement sont envoyés dans les dossiers indésirables du client/Les réponses du client à mes e-mails n'apparaissent pas dans ma boîte de réception

Pour aider les cabinets à envoyer facilement des e-mails via Owl Practice, le système de messagerie d'Owl fonctionne en envoyant des e-mails au nom de votre cabinet. L'adresse e-mail que vous saisissez dans le champ E-mail du cabinet dans Paramètres > Détails du cabinet est l'adresse e-mail à partir de laquelle les e-mails aux clients semblent être envoyés. Nous utilisons ce système car cela signifie que du point de vue du client, ces e-mails proviennent uniquement de votre domaine de messagerie de cabinet et, surtout, si le client répond à ces e-mails, ses réponses seront envoyées dans la boîte de réception de votre e-mail de cabinet.

Si vous constatez que les e-mails que vous envoyez depuis Owl sont filtrés dans les dossiers de courrier indésirable de vos clients, que les clients signalent que les e-mails de votre cabinet proviennent de l'adresse e-mail noreply@owlpractice.com ou que les réponses par e-mail des clients à vos e-mails n'atteignent pas votre boîte de réception, la cause la plus probable est le domaine de messagerie de votre cabinet. Certains domaines de messagerie ne permettent pas l'envoi d'e-mails en leur nom, ce qui signifie que nous ne pouvons pas envoyer d'e-mails aux clients de la même manière si vous placez un e-mail sur ce domaine comme e-mail de votre cabinet.

Si l'e-mail d'entraînement est configuré sous l'un de ces domaines, vous pouvez être concerné par ceci :
"gmail.com"
"hushmail.com",
"icloud.com",
"moi.com",
« yahoo.ca »,
"yahoo.com",
"ymail.com",
"aol.com",
"protonmail.com"

Ces domaines ne permettent pas l'envoi d'e-mails en leur nom. Cela signifie que si vous définissez une adresse e-mail de ce domaine comme adresse e-mail de votre cabinet, nous ne pouvons pas envoyer d'e-mails aux clients qui semblent avoir été envoyés uniquement via ces adresses e-mail. Au lieu de cela, ils sont envoyés par l'adresse e-mail « noreply@owlpractice.com », mais avec un en-tête « Reply-To: » correspondant à l'adresse e-mail de votre cabinet.

La plupart des clients de messagerie respectent cet en-tête « Reply-To: » si le client répond à l'e-mail. Cependant, certains ne le font pas et nous ne pouvons rien faire pour y remédier. Par conséquent, pour éviter que les réponses des clients à vos e-mails ne soient perdues, nous vous suggérons de définir l'adresse e-mail de votre cabinet sur une adresse qui ne se trouve pas sur l'un des domaines ci-dessus ou d'informer vos clients que les réponses par e-mail doivent être envoyées à l'adresse e-mail de votre cabinet et non à noreply@owlpractice.com. C'est également notre suggestion si vous constatez que vos clients signalent que les e-mails de votre cabinet sont filtrés dans leurs dossiers de courrier indésirable. Bien que nous prenions toutes les mesures possibles pour réduire le risque que les e-mails de votre cabinet soient filtrés dans des dossiers de courrier indésirable, pour les e-mails envoyés à l'aide de l'adresse noreply@owlpractice.com, cela peut en être la cause.

Si vous utilisez un domaine de messagerie qui ne figure pas dans la liste ci-dessus, mais que vous rencontrez toujours des problèmes similaires à ceux répertoriés ici, veuillez nous contacter à support@owlpractice.com et nous pourrons vous aider davantage !