Vous pouvez gérer les formulaires importants, tels que les formulaires de consentement ou de couverture d'assurance, directement dans Owl. Pour commencer, sélectionnez Gérer dans la vue principale à gauche, puis Formulaires .
Vous trouverez ici la liste de vos formulaires. En sélectionnant un formulaire, vous pouvez le modifier, l'envoyer, le copier, le convertir en PDF, le désactiver, le supprimer et, en cliquant sur l'icône de la pyramide inversée, définir l' auteur , le statut , indiquer si le formulaire a été envoyé manuellement ou non, et consulter les versions précédentes .
Création de formulaires
Vous pouvez créer vos propres formulaires personnalisés en sélectionnant l'icône + en haut à droite de l'écran.
Cela ouvrira le menu de personnalisation du formulaire. Vous pourrez alors créer votre propre formulaire en sélectionnant différentes questions dans la liste située à gauche. Pour commencer, saisissez un nom pour votre formulaire dans le champ « Nouveau formulaire » en haut à gauche.
Dans la section « Configurer » , vous pouvez ajouter des sections telles que des titres , des listes déroulantes et les champs « Date et heure ». Une fois sélectionnée, l'option apparaît au centre du volet principal. Vous pouvez alors ajuster le type de section à l'aide du menu déroulant situé à droite, ainsi que copier la section, modifier ses paramètres ou la supprimer grâce aux options en bas de la fiche. Vous pouvez également nommer la section dans le champ prévu à cet effet à gauche. Pour prévisualiser votre formulaire, cliquez sur « Aperçu » en haut à droite. Une fois terminé, cliquez sur « Enregistrer le formulaire » en bas à droite.
Modification des formulaires
Vous pouvez modifier les formulaires de la même manière. Sélectionnez d'abord le formulaire à modifier, puis cliquez sur le bouton Modifier situé en haut à droite du menu.
Vous pouvez ici apporter des modifications comme pour la création de nouveaux formulaires. Vous pouvez également générer un PDF du formulaire en cliquant sur le bouton PDF ou imprimer une copie en cliquant sur l'icône Imprimante en haut à droite.
Si vous tentez de modifier un formulaire déjà envoyé au client, un avertissement vous informera qu'une version révisée de ce formulaire sera créée si des modifications sont enregistrées afin de préserver l'historique des données. Vous pourrez alors choisir de poursuivre la modification ou de dupliquer le formulaire.
Envoi de formulaires
Vous pouvez envoyer des formulaires directement à l'adresse électronique d'un client en sélectionnant le bouton Envoyer .
Vous pouvez sélectionner plusieurs formulaires, y compris celui que vous avez déjà choisi. Il vous suffit de saisir le nom du client dans le champ « Rechercher des clients » pour le sélectionner ; les formulaires lui seront envoyés par courriel ou sur son portail client s’il a activé cette option. Pour en savoir plus sur l’accès aux formulaires sur le portail client, cliquez ici .
Vous pouvez également envoyer des formulaires à partir du menu Clients en sélectionnant d'abord le client, puis en sélectionnant Envoyer des formulaires sous Actions.
Vous trouverez ici un menu vous permettant de sélectionner les formulaires à envoyer, ainsi que le destinataire, et de personnaliser le message électronique contenant ces formulaires. Lorsque vous serez prêt, sélectionnez « Envoyer les formulaires ».
Vérifier le statut d'un formulaire
Vous pouvez consulter le statut d'un formulaire envoyé, ainsi que le renvoyer ou l'annuler, via le menu Flux de travail . Sélectionnez Formulaires dans le volet secondaire à gauche, puis le formulaire concerné. Vous pouvez ensuite sélectionner Annuler ou Renvoyer en haut à droite pour annuler ou renvoyer le formulaire si nécessaire.
