La fonction Notes manuscrites d'Owl vous permet de joindre des notes écrites avec un stylet à n'importe quelle note de séance ou de non-séance dans votre cabinet ! Les notes manuscrites sont une excellente option pour les praticiens qui préfèrent écrire leurs notes de séance à la main ou compléter leurs notes de séance avec des images ou des diagrammes supplémentaires. Lisez la suite pour tout savoir sur la création et la gestion de notes manuscrites dans Owl !

Ouvrir une note manuscrite

Pour commencer une note manuscrite, vous devez d'abord ouvrir une note de session ou de non-session dans Owl. Les notes manuscrites sont ajoutées en plus de toutes les notes de session ou de non-session, vous devrez donc d'abord ouvrir ou créer l'une de ces notes pour ensuite ajouter une note manuscrite qui coïncide avec elle. Une fois que vous avez ouvert une note, vous pouvez accéder aux notes manuscrites en cliquant sur la barre latérale gauche.

Si la note que vous avez créée est toute nouvelle, vous verrez un message indiquant « Enregistrez cette note pour accéder aux notes manuscrites » :

Si vous voyez ce message, cela signifie simplement que vous devez ajouter quelque chose à la note principale et l'enregistrer avant de pouvoir commencer à rédiger votre note manuscrite. Si vous n'avez aucune information que vous souhaitez/devez mettre dans le corps principal de la note de session ou de non-session, vous pouvez simplement écrire quelque chose comme « Voir la note manuscrite » puis cliquer sur Enregistrer.

Une fois que le contenu existe et a été enregistré dans le corps principal de votre note, vous pouvez créer une note manuscrite ! Cliquez simplement sur le bouton Ajouter une note dans la barre latérale gauche pour commencer.

Rédiger une note manuscrite

Vous pouvez écrire des notes manuscrites pour les notes de session et les notes hors session. Une fois que vous avez ouvert l'éditeur de notes manuscrites, vous verrez un écran qui ressemble à ceci :

Sur le côté gauche de la page, vous verrez une gamme d'options à votre disposition. En haut à gauche, vous pouvez donner un titre à la note et accéder à une suite complète d'outils d'édition. En bas à gauche, vous trouverez l'option permettant d'ajouter plusieurs pages à la note manuscrite, ainsi que des flèches qui peuvent être utilisées pour naviguer d'une page à l'autre dans la note.

Nous vous recommandons vivement d'utiliser un appareil doté d'un stylet lors de la création de notes manuscrites (par exemple, un iPad avec Apple Pencil ou une Microsoft Surface), pour une expérience la plus fluide et la plus simple possible. L'éditeur de notes manuscrites prend également en charge la saisie au curseur de la souris, ce qui peut être utile pour ceux qui ont des options limitées ou qui souhaitent simplement apporter des modifications mineures à une note existante. Cependant, l'expérience avec un Apple Pencil ou un stylet sera meilleure.

Vous pouvez donner à la note un titre de votre choix en le saisissant dans le champ de titre situé dans le coin supérieur gauche de l'écran. Si vous enregistrez une note manuscrite sans lui donner de titre, elle s'appellera simplement « Nouvelle note ».

Lorsque vous rédigez une note manuscrite, vous pouvez cliquer sur le bouton Enregistrer pour minimiser le risque de perdre la progression de votre note. Vous pouvez utiliser les options Historique et Révisions du panneau de la barre latérale pour afficher les versions précédentes de votre note manuscrite si nécessaire.

Les options incluses dans le menu outils sont les suivantes :

• Stylo : C'est votre outil d'écriture pour la note. Vous pouvez ajuster la taille et la couleur du stylo.
• Gomme : La gomme permet d'effacer des zones de la note que vous avez écrites. Attention, cliquer dessus ne supprime pas d'éléments de la page, elle permet simplement d'effacer des zones de la note selon vos besoins.
• Supprimer : cet outil vous permet de cliquer sur des éléments de la page pour les supprimer. Vous pouvez utiliser cette fonction sur des images et des éléments ainsi que sur toutes les marques de stylo que vous avez faites. Utilisez-le à la place de l'outil gomme lorsque vous souhaitez supprimer complètement le contenu de la page.
• Déplacer : Si vous cliquez sur un élément de page avec cette option sélectionnée, vous pouvez le déplacer, le redimensionner et le faire pivoter.
• Historique : Cette fonction vous permet de voir l'historique des notes, une liste de toutes les actions effectuées dans la note depuis son ouverture. Vous pouvez cliquer sur une action dans la liste pour revenir à ce moment précis dans la note. Il s'agit d'une option simple que vous pouvez utiliser pour annuler plusieurs étapes à la fois. Veuillez noter que cet historique n'est conservé que pendant la durée de votre session d'édition en cours. Si vous fermez la note, puis la rouvrez ultérieurement, l'historique de la session redémarrera pour cette session d'écriture.
• Révisions : alors que l'historique de session est conservé uniquement pour cette session, les révisions sont des versions antérieures stockées de manière permanente de votre note manuscrite. C'est la même option que vous avez avec vos notes de session et hors session. Vous pouvez sélectionner une version antérieure de la note manuscrite et l'ouvrir. Chaque fois que vous enregistrez une note manuscrite ou qu'elle est enregistrée automatiquement, une révision est stockée.
• Bloc-notes : cette option transforme la zone d'écriture de notes en un arrière-plan de papier ligné pour vous aider à écrire des notes manuscrites comme si elles étaient écrites sur du papier. Vous pouvez afficher ou masquer l'arrière-plan du bloc-notes à tout moment en cliquant sur ce bouton.
• Image : Cet outil vous propose deux options : télécharger une image ou importer un modèle enregistré. Lisez la section suivante de cette FAQ pour savoir comment utiliser ces deux options !
• Annuler/Rétablir : sélectionnez ces deux boutons fléchés pour avancer et reculer dans votre historique de session.

Utilisation de modèles et d'images dans des notes manuscrites

Comme pour les notes de session et hors session, vous pouvez créer des modèles à insérer dans vos notes manuscrites ! Les modèles vous permettent d'utiliser et de réutiliser facilement les mêmes éléments pour toutes vos notes manuscrites. Par exemple, si vous disposez d'un graphique ou d'un diagramme standard que vous utilisez pour prendre en charge des types de session spécifiques, un modèle est très utile car vous n'avez pas à le recréer à chaque nouvelle note.

Créer des modèles

Pour créer un modèle de note manuscrite, accédez à Gérer > Notes manuscrites . Dans cette zone, vous pouvez télécharger des images à utiliser comme modèles ou créer des modèles à l'aide de l'éditeur de notes manuscrites lui-même. Pour ce faire, cliquez sur le bouton plus (+) dans le coin supérieur droit de l'écran. Vous verrez deux options : Télécharger une image ou Importer un modèle enregistré .

Si vous sélectionnez Télécharger une image , vous serez invité à télécharger un fichier image depuis votre appareil dans Owl. Après avoir sélectionné une image, un aperçu de l'image s'ouvre et vous êtes invité à nommer votre modèle. Nommez le modèle, cliquez sur Enregistrer , et vous aurez désormais une version de cette image stockée dans Owl que vous pourrez insérer dans vos notes manuscrites à tout moment en utilisant les options Image > Importer un modèle enregistré lors de la modification d'une note.

Veuillez noter que vous ne pouvez télécharger ici que des fichiers image (PNG, JPG), pas des formats de fichier tels que PDF. La différence entre le téléchargement d'une image en tant que modèle au lieu d'utiliser l'option Image > Télécharger une image lors de la rédaction d'une note manuscrite est qu'en téléchargeant une image en tant que modèle, vous disposez désormais d'une version stockée de cette image dans Owl. Cela signifie que vous n'avez pas besoin de l'image sur votre appareil pour l'insérer dans une note, ce qui permet à Owl d'ajouter l'image plus rapidement à chaque fois. C'est pourquoi nous vous recommandons de télécharger les images que vous utilisez fréquemment pour vos notes manuscrites en tant que modèles.

Alternativement, si vous sélectionnez Créer un modèle , l'écran de l'éditeur de notes manuscrites s'ouvre et vous êtes invité à créer un nouveau modèle. Vous disposez des mêmes outils de notes manuscrites pour créer vos propres modèles. L'éditeur de modèles fonctionne exactement de la même manière que l'éditeur de notes manuscrites classique. Pour en savoir plus sur les options d'édition qui vous sont proposées ici, consultez la section Rédaction d'une note manuscrite de cette FAQ. Il vous suffit de donner un titre à votre modèle et de cliquer sur Enregistrer pour le créer.

Utilisation de modèles

Pour utiliser un modèle, cliquez sur l'option Image lors de la modification d'une note manuscrite (à ne pas confondre avec le bouton Modèle , qui permet d'ajouter un arrière-plan en papier ligné à votre note). Lorsque vous cliquez sur le bouton Image , deux options s'offrent à vous : Télécharger une image ou Importer un modèle enregistré .

Si vous sélectionnez Télécharger une image , vous serez invité à télécharger un fichier image depuis votre appareil dans Owl. Cela placera ensuite l'image dans votre note manuscrite. Vous pouvez ensuite utiliser l'outil Déplacer pour déplacer, redimensionner et faire pivoter l'image comme vous le souhaitez. Vous pouvez ensuite annoter vos images par la suite si vous le souhaitez en utilisant l'outil Plume .

Alternativement, si vous sélectionnez l'option Importer un modèle enregistré , une fenêtre s'affichera vous demandant de sélectionner un modèle parmi ceux que vous avez créés précédemment (voir la section Créer des modèles pour plus d'informations). Lorsque vous sélectionnez le modèle que vous souhaitez utiliser dans le menu, il sera ajouté à votre note sur la page que vous êtes en train d'écrire. Cela signifie que si vous aviez un modèle que vous vouliez insérer sur la page 3 de votre note manuscrite, vous sélectionneriez Importer un modèle enregistré lors de l'affichage de la page 3.

REMARQUE : contrairement aux images, l'ajout d'un modèle enregistré remplacera tout contenu que vous avez déjà ajouté sur cette page. Par conséquent, si vous utilisez des modèles lors de la rédaction de notes manuscrites, veillez à les utiliser avant d'ajouter d'autres informations à la page. Si vous ajoutez accidentellement un modèle après avoir commencé une autre partie de votre note, vous pouvez toujours utiliser le bouton Annuler pour annuler la modification.

Gestion des notes manuscrites

Après avoir rédigé et enregistré une note manuscrite, vous pouvez y accéder à nouveau à tout moment en ouvrant la note de session d'origine. Ouvrez le profil du client et sélectionnez la note dans les sessions et notes du client. Vous verrez toutes les notes manuscrites dans la barre latérale de cette note de session. En cliquant sur l'icône en pointillé à côté du nom de la note manuscrite dans cette barre latérale, vous avez la possibilité d' afficher, de modifier, de supprimer et de renommer la note manuscrite. En cliquant sur Afficher , vous pourrez visualiser la note manuscrite sans aucun outil d'édition.

Si vous souhaitez imprimer ou exporter au format PDF une note de session à laquelle est associée une note manuscrite, une nouvelle fenêtre de confirmation apparaîtra vous demandant si vous souhaitez inclure la note manuscrite dans l'exportation ou l'imprimer également. Cliquez simplement sur Oui, inclure les notes manuscrites pour les inclure si nécessaire.

Si vous cliquez sur Non , vous obtiendrez une vue d'exportation ou d'impression sans la note manuscrite. Si vous cliquez sur l'option Oui, inclure les notes manuscrites , les notes manuscrites seront ajoutées à l'exportation sous forme de pages qui suivent la note de session.

Lorsque vous lancez une exportation de notes à partir de la barre latérale Actions dans le profil client, vous aurez également la possibilité d'inclure toutes les notes manuscrites dans l'exportation.

Cette option apparaît sous la forme d'une case à cocher qui peut être sélectionnée de manière similaire à la case à cocher que vous utilisez lorsque vous souhaitez inclure des notes hors session dans votre exportation de notes client.