• Superviseurs personnalisables, vous pouvez en configurer autant ou aussi peu que vous le souhaitez !
• La possibilité d'indiquer le nom de votre superviseur sur les factures et les reçus.
• La possibilité d'inclure la signature de votre superviseur sur vos factures et reçus.
• La possibilité pour les superviseurs de réviser et de signer les notes de session via un accès direct à votre compte Owl !
• Un outil de workflow pour le superviseur, pour l'aider à savoir exactement quelles notes sont prêtes à être révisées.

Ce guide passera en revue les détails de la configuration et de l'utilisation de plusieurs superviseurs dans votre compte Owl.

Il y a trois éléments à prendre en compte pour utiliser avec succès la fonctionnalité Superviseurs multiples :

1. Configuration de chaque profil de thérapeute
2. Affectation de superviseurs au niveau du client
3. Planifier le bon superviseur pour chaque session.

Lorsque vous saisissez ces informations, vous devez suivre l'ordre suivant : Profil du thérapeute, Compte client et enfin, Planification des séances.

Première étape : Configuration du profil du thérapeute

Si vous envisagez de faire appel à des superviseurs dans votre cabinet, ceux-ci doivent d'abord être configurés sur le profil du thérapeute. Seul le propriétaire d'un cabinet peut effectuer ces étapes.

• Accédez à Paramètres > Thérapeutes .
• Trouvez le thérapeute pour lequel vous configurez le superviseur.
• Cliquez sur la case à cocher à côté de leur nom, puis cliquez sur Modifier dans la barre d’édition verte qui apparaît en haut de la liste.
• L’option permettant de définir le superviseur principal se trouve directement sous le grade du thérapeute, sur le côté gauche de la fenêtre.
• Utilisez le menu déroulant pour sélectionner le superviseur principal de ce thérapeute.
• Remarque : chaque superviseur doit disposer de son propre profil de thérapeute et être marqué comme actif pour apparaître dans la liste déroulante des superviseurs.
• Une fois que vous avez entré le superviseur principal, vous pouvez maintenant configurer votre superviseur supplémentaire. Cliquez sur le bouton bleu Ajouter un superviseur qui se trouve directement sous le menu déroulant Superviseur principal.
• Ici, vous aurez les mêmes options de sélection de profils de thérapeute que lorsque vous définissez le superviseur principal.
• Si vous saisissez un nom incorrect, vous pouvez utiliser l' icône de la corbeille à côté de son nom pour effacer le champ. Vous pouvez également utiliser cette icône de la corbeille une fois que la personne supervisée n'a plus besoin d'être supervisée.
• Si ce thérapeute a besoin que ses superviseurs signent ses notes de séance, assurez-vous de cocher la case Exiger la signature du superviseur. Une fois que le supervisé a signé ses notes, celles-ci apparaîtront dans le flux de travail du superviseur pour être examinées et signées.
• Si le superviseur doit être inclus dans les documents financiers (factures, reçus et résumés de compte), cochez la case Afficher le superviseur sous la section Factures et reçus du profil du thérapeute.
• Assurez-vous de cliquer sur le bouton vert Mettre à jour le thérapeute pour enregistrer votre travail et appliquer vos modifications.

Et voilà ! Vous pouvez maintenant passer à la configuration du compte client avec le superviseur approprié.

Deuxième étape : ajouter le superviseur approprié à chaque compte client

Avant la sortie de la fonctionnalité Superviseurs multiples, Owl partait automatiquement du principe que si un thérapeute avait un superviseur, ce dernier était responsable de chaque client qu'il voyait. Cela signifiait que lorsque vous ajoutiez un client et spécifiiez le thérapeute principal, Owl partait automatiquement du principe que le superviseur de ce client était le superviseur unique défini dans le profil du thérapeute.

Désormais, vous devrez non seulement attribuer un thérapeute principal à chaque client, mais également un superviseur principal.

Cela doit être fait pour chaque client que ce thérapeute voit afin de garantir que le bon superviseur est répertorié.

Cette étape permettra de vérifier comment garantir que le bon superviseur est attribué à chaque client.

• Accédez au Compte Client > Contact & Clinique .
• Cliquez sur Détails cliniques .
• Cliquez sur le champ Superviseur par défaut pour ouvrir la liste déroulante, qui affichera tous les superviseurs que vous avez attribués à ce thérapeute à la première étape.
• Sélectionnez le bon superviseur.
• Appuyez sur le bouton vert Enregistrer pour mettre à jour votre travail.
• Une fois cette opération effectuée, le compte client reflétera non seulement le thérapeute principal (comme c'était le cas avant le lancement de plusieurs superviseurs), mais également le superviseur principal.
• Remarque : si vous avez plusieurs thérapeutes et que le thérapeute secondaire ou tertiaire a également un superviseur, vous pouvez les ajouter dans la section Autre thérapeute du formulaire Détails cliniques. Il n'y a pas de limite au nombre de superviseurs pouvant être affectés à chaque client.

Troisième étape : Planification des rendez-vous avec les superviseurs

Une fois que vous avez configuré le profil du thérapeute et le compte client, vous pourrez planifier des rendez-vous pour ce client avec le thérapeute et le superviseur appropriés !

• Rendez-vous sur le Calendrier .
• Sélectionnez l'endroit où vous souhaitez réserver une séance et entrez le nom du client comme d'habitude.
• Une fois que vous avez entré le nom du client, vous pouvez sélectionner le thérapeute .
• Une fois que vous avez sélectionné le thérapeute, vous devez également sélectionner un superviseur. Owl choisira automatiquement par défaut le superviseur que vous avez défini sur le compte client. Vous pouvez définir la session sur « Aucun superviseur », si nécessaire.
• Si vous utilisez un autre superviseur, vous pouvez le sélectionner dans la liste déroulante Superviseur.
• Continuez à planifier le reste de la session comme d’habitude.

C'est la dernière étape ! La séance sera désormais planifiée avec le thérapeute et le superviseur appropriés. Si vous avez choisi d'inclure les informations du superviseur sur les factures et les reçus, elles figureront directement sous l'en-tête. Si vous avez choisi de faire signer les notes de séance par le superviseur, une fois que le thérapeute aura complété la note et l'aura signée, elle apparaîtra dans le flux de travail du superviseur pour qu'il puisse la réviser et la signer.