La fonctionnalité de partage des frais de séance d'Owl vous permet de répartir le coût d'une séance entre plusieurs payeurs. Les cliniques peuvent ainsi désigner des personnes ou des organismes responsables du paiement partiel ou total des frais des clients, selon les besoins. Par exemple, les cliniques travaillant principalement avec des enfants peuvent réserver une séance au nom de l'enfant, puis la facturer à un parent ou tuteur. De même, pour une séance familiale ou de groupe où chaque participant souhaite payer une partie, vous pouvez répartir le montant dû entre eux. Le solde restant dû figurera toujours sur le profil du client principal, mais les factures et reçus indiqueront la part de chaque payeur. Cette fonctionnalité est avantageuse car elle permet un suivi plus précis des soldes dus et un recouvrement plus efficace.

Pour fractionner les frais d'une séance, vous devez utiliser une séance réservée dont le statut de présence est indiqué et qui a été facturée. Il est important de noter que le montant d'une seule séance peut être fractionné à la fois. Si une facture comporte plusieurs séances, vous ne pouvez pas fractionner les frais de toutes ces séances en une seule opération ; vous devez sélectionner une séance sur la facture et la fractionner. En effet, le fractionnement s'effectue au niveau de la séance, et non au niveau de la facture.

Partage des frais de séance

L'opération de facturation fractionnée peut être effectuée à partir de ces sections d'Owl si la session sélectionnée remplit les critères d'éligibilité au fractionnement :

• Une séance réservée dans le calendrier
• L'onglet Séances et notes dans un profil client
• Depuis la fenêtre d'aperçu PDF de la facture

Les frais de séance sont divisés.

Lorsqu'une séance est fractionnée, veuillez tenir compte des points suivants :

• Une fenêtre de confirmation s'affichera une fois la facturation réattribuée entre les payeurs, détaillant les montants et les pourcentages de répartition.
• Pour voir si une séance a été facturée, sélectionnez-la et survolez le champ « Montant facturé » de l’événement dans le calendrier. Le montant de la répartition s’affichera pour chaque payeur.
  
  
  
  
• Cette ventilation figurera également sur les factures. Les informations relatives à la durée seront regroupées avec les informations relatives au service et remplacées par une colonne « Payeur » indiquant les montants dus par payeur et par prestation.
• Une nouvelle sous-rubrique « Payeur » apparaît dans les reçus ; toutefois, elle ne s’affichera que si le paiement a été effectué par une personne autre que le client principal :

Informations importantes concernant le partage des frais

Il y a quelques autres points importants à garder à l'esprit concernant cette fonctionnalité et son fonctionnement :

• Vous pouvez fractionner le montant et les taxes d'une séance autant de fois qu'il y a de payeurs potentiels. Par exemple, si le client principal a 3 payeurs potentiels dans son cercle de soins , vous pouvez fractionner la séance de 2, 3 ou 4 manières différentes, mais pas de 5. Le client principal est inclus parmi les payeurs possibles lors du fractionnement. Il apparaîtra toujours comme option de paiement lors du fractionnement des frais de séance.
• Vous pouvez ajouter et supprimer autant de lignes qu'il y a de payeurs dans le cercle de soins du client principal . Par défaut, la fenêtre « Frais de séance fractionnés » affiche deux champs de payeur. Vous pouvez cliquer sur le bouton « Ajouter un autre payeur » pour en ajouter d'autres si nécessaire.
• Le total des frais partagés doit correspondre au montant total de la séance, sinon vous ne pourrez pas diviser le coût de la séance.
• Si la session que vous divisez est taxée, la taxe sera calculée proportionnellement au montant saisi dans le champ total ($) par payeur.
• Il est impossible d'imputer deux montants distincts à un même payeur. Par exemple, vous ne pouvez pas répartir une facture de 100 $ en deux parties égales : 50 $ pour le payeur A et 50 $ pour le payeur B.
• Si vous choisissez de supprimer une connexion de compte lié ou un contact alternatif du cercle de soins d'un client, et que ce dernier a un solde dû sur des frais qui lui ont été attribués et qui n'ont pas encore été payés, le solde impayé sera réattribué au nom du client principal .

Enregistrement d'un paiement

Étant donné que cette fonctionnalité recoupe l'enregistrement des opérations de paiement, certaines modifications y ont été apportées :

• Un champ obligatoire représentant le payeur a été ajouté aux fenêtres d'enregistrement des paiements automatiques et manuelles.
  
  • Fenêtre de paiement automatique des enregistrements :
    
    
  • Fenêtre de paiement enregistrée manuellement :
    
    
• Un seul paiement peut être effectué à la fois pour un seul payeur. Il est impossible d'indiquer plusieurs payeurs dans une même opération de paiement.
• Si vous modifiez le payeur indiqué dans la fenêtre d'enregistrement des paiements, l'affichage mettra à jour les montants dus à ce payeur. Les champs Solde, Crédit et Solde net situés en haut de la fenêtre afficheront les données du payeur sélectionné.
• Les payeurs peuvent générer et utiliser du crédit sur le compte du client principal
• Si vous êtes en train d'enregistrer un paiement et que vous avez déjà saisi des montants, la modification du payeur réinitialisera tous les montants enregistrés. Les données saisies dans les champs tels que le mode de paiement, le numéro de confirmation et le message supplémentaire seront conservées même après la modification du payeur. Il est important de le noter, car des paiements peuvent être effectués au nom du payeur avec n'importe quelle carte bancaire enregistrée dans le profil du client principal.
• Une infobulle a été ajoutée à côté du solde net si plusieurs payeurs sont enregistrés pour le client principal. Elle précise que le solde net affiché est relatif au payeur.
  
  
  
  
• Lors de l'enregistrement d'un paiement, le champ déroulant « Payeur » n'affichera pas automatiquement tous les payeurs enregistrés pour le client principal, mais uniquement ceux qui ont actuellement un solde impayé.
• Le menu déroulant du payeur inclura toujours le client principal, même s'il n'a aucun solde dû puisque la séance à régler a été réservée à son nom.

Nouveaux paramètres et mises à jour de la fonctionnalité de facturation par défaut

Cette fonctionnalité recoupant et modifiant en partie la configuration de facturation existante dans Circle of Care, des options de configuration supplémentaires ont été ajoutées afin de mieux répondre aux préférences de facturation de chaque clinique. Pour prendre en charge la facturation fractionnée des séances, les factures Owl ont été mises à jour afin d'inclure une colonne « Payeur ».

Un nouveau paramètre a été créé dans Paramètres > Informations sur le cabinet > Documents financiers : « Afficher les payeurs sur la facture » . Ce paramètre peut être activé ou désactivé .



Si vous choisissez Non, la colonne Payeur ne s'affichera pas sur les factures de votre compte. Si vous choisissez Oui , elle s'affichera sur toutes les factures de votre compte. Pour les frais non ventilés , la colonne Payeur affichera le nom du client principal .




Si vous préférez que la colonne « Payeur » ne s'affiche généralement pas sur les factures, mais que vous souhaitez l'afficher pour certains clients, vous pouvez activer une option dans le profil de chaque client, en remplacement du paramètre global du cabinet. Pour ce faire, ouvrez le profil d'un client, accédez à « Contact et informations cliniques » > « Détails du compte » et cliquez sur le bouton « Modifier » . Vous trouverez alors une nouvelle option sous « Conditions de paiement » : « Afficher les payeurs sur les factures » . Trois options s'offrent à vous : « Oui » , « Non » et « Utiliser le paramètre du cabinet » .



Par défaut, tous les profils clients seront configurés sur « Utiliser les paramètres de la clinique » , afin que les cliniques puissent facilement mettre à jour les paramètres au niveau de la pratique et que tous les profils clients suivent la même tendance, sauf modification contraire.

Il est important de noter qu'un profil client ne peut comporter qu'un seul contact de facturation par défaut. Si vous modifiez le contact de facturation par défaut enregistré pour un client, l'ancien contact ne sera plus utilisé sur les factures futures.

Si une séance a été fractionnée par erreur ou attribuée au mauvais payeur, vous pouvez utiliser à nouveau la fonction « Fractionner les frais » pour corriger cela. Par exemple, si une séance a été facturée à un destinataire par défaut, mais que vous souhaitez que la facturation soit intégralement imputée à un autre payeur :

1. Rouvrir la fenêtre de partage des frais .
2. Supprimez tous les payeurs sauf un, et sélectionnez le payeur prévu pour le paiement intégral.
3. Imputer l'intégralité du montant facturé à ce payeur.
4. Sélectionnez « Fractionner les frais » .