En tant que propriétaire d'entreprise, vous savez à quel point les analyses sont importantes pour votre réussite. Pour gérer cela, votre compte Owl dispose d'un tableau de bord financier. Le tableau de bord vous permet de surveiller vos revenus, vos sessions et bien plus encore ! Le tableau de bord comprend quatre zones, chacune avec ses propres informations uniques.
- Année après année : un aperçu de haut niveau de vos sessions et de la croissance de vos revenus.
- Statistiques de pratique - un aperçu de vos sessions et de vos revenus.
- Statistiques cliniques – un aperçu des statistiques de vos clients.
- Export de données - informations téléchargeables sur votre pratique.
D'une année à l'autre
Une pratique saine ne se résume pas à ses chiffres, mais il est important de comprendre ces chiffres pour surveiller le succès de votre pratique. Dans la zone Année après année, vous trouverez vos séances et vos revenus répartis par mois et par année, ainsi qu'une comparaison entre les années en bas.
Si vous utilisez Owl depuis de nombreuses années, vous pouvez utiliser les options Année en haut pour déterminer la ou les années à afficher. Vous pouvez également filtrer par Lieu et par Thérapeute (pour l'édition de groupe).
La zone Année après année répertorie les sessions pour lesquelles la présence est indiquée. Elle n'affichera pas les informations projetées, mais uniquement les informations enregistrées.
Édition de groupe - Veuillez noter que seul le propriétaire du cabinet a accès à ces informations.
Statistiques de pratique
La page Statistiques de votre cabinet contient des graphiques linéaires et des tableaux dans une plage de dates définie par vos soins, présentant différents détails sur votre cabinet dans son ensemble. Voici les détails disponibles :
- Revenu
- Séances
- Revenu par session
- Réductions
- Paiements reçus
- Notes signées
- Services
- Types de services
- Frais par thérapeute
- Paiements par thérapeute
- Notes des thérapeutes
- Présence
La zone Statistiques de pratique inclut toutes les sessions programmées, contrairement à la zone Année après année qui inclut uniquement les sessions de présence notées.
En haut de cette page, vous avez également accès à différentes options de filtrage pour trouver des informations plus spécifiques. Cela comprend le filtrage par emplacement, par thérapeute (pour l'édition de groupe) et par plage de dates. En haut de la plupart des sections, vous pouvez également effectuer une recherche pour trouver des informations spécifiques ou utiliser le bouton Exporter pour télécharger une copie sous forme de fichier CSV (compatible avec n'importe quel tableur).
Édition de groupe - Veuillez noter que seul le propriétaire du cabinet a accès à ces informations.
Statistiques cliniques
La page Statistiques cliniques contient des graphiques et des tableaux dans une plage de dates définie par vous, présentant différents détails sur les clients de votre cabinet. Voici les détails disponibles :
- Clients
- Données démographiques des clients
- Formulaires
- Mesures
- Balises client
- Médicaments
- Source de référence
- Tiers / Assurance
- Liste d'attente pour les personnes âgées
- Liste d'attente par service
La zone Statistiques cliniques inclut tous les clients, à condition que le champ correspondant soit rempli.
En haut de cette page, vous avez également accès à différentes options de filtrage pour trouver des informations plus spécifiques. Cela comprend le filtrage par thérapeute (pour l'édition de groupe) et par plage de dates. En haut de la plupart des sections, vous pouvez également effectuer une recherche pour trouver des informations spécifiques ou utiliser le bouton Exporter pour télécharger une copie sous forme de fichier CSV (compatible avec n'importe quel tableur).
Édition de groupe - Veuillez noter que seul le propriétaire du cabinet a accès à ces informations.
Exportation de données
Les exportations de données sont les données brutes de votre compte Owl. Vous pouvez les utiliser pour analyser le nombre d'heures que vous passez sur une session, pour équilibrer les paiements à la fin de la journée, pour compléter vos impôts et bien plus encore ! Owl vous propose huit variantes d'exportations :
- Exportation de session
Description détaillée des sessions créées dans la plage de dates. - Exportation de paiement
Différent de l'exportation de reçus, bien qu'il contienne les mêmes informations. Cette exportation crée une liste de tous les paiements effectués sur une facture ou une session, même si un client a payé en une somme forfaitaire, afin que vous sachiez exactement combien a été payé et où. Cela est utile pour les cabinets plus importants qui équilibrent les paiements à la fin de chaque journée. - Exportation de reçus
Crée un fichier avec toutes les données de reçu (sous forme de feuille de calcul au lieu de factures PDF), afin que vous puissiez télécharger uniquement ces données si vous en avez besoin. Cette fonction est différente de l'exportation de paiement, car vous obtiendrez un total unique pour chaque reçu , quel que soit le nombre de factures concernées.
*Remarque : le statut VOID indique un reçu qui a été supprimé ou annulé.* - Exportation comptable
Fournit toutes les données financières dont vous (ou votre comptable !) aurez besoin pour mettre de l'ordre dans vos livres de fin d'année. - Exportation de factures
Crée un fichier avec toutes les données de facture (sous forme de feuille de calcul au lieu de factures PDF), afin que vous puissiez télécharger uniquement ces données si vous en avez besoin.
*Remarque - Le statut VOID indique une facture qui a été supprimée ou annulée.* - Exportation des paiements des thérapeutes
Répartition détaillée des sessions et des paiements, y compris les types de sessions et de services, les détails de la session, y compris la participation, les détails de la facture et les détails du paiement. Les utilisateurs solo peuvent ignorer complètement cette exportation. - Remboursements Exportation
Récapitulatif de toutes les transactions de remboursement qui ont été traitées. La colonne de date dans cette exportation fait référence à la date à laquelle le remboursement a été traité, et non à la date de la transaction d'origine. - Rapport A/R
Récapitulatif de toutes les factures impayées et des créances irrécouvrables de votre cabinet. Vous aurez la possibilité d'exporter un rapport de créances irrécouvrables contenant toutes les factures impayées et les créances irrécouvrables de votre cabinet, ou vous pouvez choisir de les séparer en deux documents.
- Exportation client
Résumé détaillé de tous vos clients, y compris les coordonnées, le statut et les détails cliniques. - Journal d'audit des utilisateurs
Résumé de toutes les activités des utilisateurs au sein du compte.
Toutes ces exportations (à l'exception de l'exportation client) vous donnent la possibilité d'utiliser des codes client et des identifiants client et ne contiennent aucune information d'identification client. Cela signifie que vous pouvez envoyer une exportation à votre comptable sans vous soucier des problèmes de confidentialité. Pour activer ou désactiver cette option, utilisez la case à cocher Afficher les noms des clients en haut de la page.
Pour utiliser cette zone, définissez la plage de dates à l'aide du piquet de date situé sous l'en-tête de l'exportation que vous recherchez, puis appuyez sur le bouton orange Exporter. L'exportation sera enregistrée dans votre dossier Téléchargements sur votre ordinateur sous forme de fichier CSV. Un fichier CSV est comme une feuille de calcul, mais plus simple, et il fonctionne parfaitement avec n'importe quel logiciel de tableur que vous pourriez utiliser.
Édition de groupe - Les exportations de données disponibles dépendront également de votre type d'utilisateur :
- Propriétaire du cabinet - Voit toutes les informations du cabinet dans chaque exportation.
- Thérapeute - Voit uniquement l'exportation de paiement du thérapeute, qui ne contient que ses propres informations.
- Administrateur de bureau - Voit toutes les informations du cabinet dans chaque exportation.