Documents clients
Vous pouvez télécharger des documents ou des fichiers sur le profil d'un client à tout moment en ouvrant le profil d'un client et en cliquant sur l'option Documents dans la barre latérale. Tous les types de documents peuvent être téléchargés ici, y compris, mais sans s'y limiter, Word, Excel, PDF, PPT, Images : PNG et JPEG, Vidéos, GIF.
Télécharger un document
Pour télécharger un document sur le profil d'un client :
- Accédez à Compte client > Documents. Faites-le glisser dans la zone « Documents » ou cliquez sur Télécharger le fichier pour trouver le document que vous chargez.
Renommer un document
Si vous devez renommer un document une fois que vous l'avez téléchargé sur Owl
- Appuyez sur la case à cocher à côté du fichier que vous souhaitez renommer
- Dans la barre d'édition verte, appuyez sur Modifier
- Mettre à jour le nom du fichier
- Appuyez sur le bouton vert Enregistrer .
Télécharger ou afficher un document
Les fichiers image (PDF, JPEG et PNG) peuvent être visualisés en cliquant sur l'icône en forme d'œil. Tous les autres fichiers doivent être téléchargés pour pouvoir être visualisés.
Pour télécharger un document :
- Appuyez sur la case à cocher à côté du fichier que vous souhaitez télécharger
- Dans la barre d'édition verte, appuyez sur Télécharger
- Vous pouvez ensuite retrouver le fichier dans le dossier Téléchargements de votre ordinateur
Les documents peuvent être de n'importe quel type de fichier, mais vous ne pourrez afficher que les fichiers PDF, JPEG et PNG dans Owl. Vous pouvez cependant utiliser Owl pour stocker tous les autres fichiers !
Dossiers de documents clients
Pour vous aider à mieux organiser la documentation de vos clients, vous pouvez créer des dossiers dans la section Documents de chaque profil client. Les dossiers de documents que vous créez sont spécifiques à chaque client, ce qui vous permet d'organiser leurs fichiers de la manière qui convient le mieux à leur profil.
Si vous ouvrez un profil client pour un client pour lequel vous n'avez pas encore téléchargé de documents, vous verrez cet écran : 
Si vous avez déjà téléchargé certains documents sur le profil du client, vous verrez tous ces fichiers répertoriés ici, mais pas encore regroupés dans des dossiers : 
Vous pouvez continuer à télécharger tous les fichiers ou documents sur le profil du client, en les enregistrant au niveau supérieur de la section Documents, ou vous pouvez créer des dossiers comme vous le souhaitez pour organiser les fichiers que vous avez téléchargés précédemment.
En cliquant sur le bouton Nouveau dossier, vous serez invité à saisir un nom pour le dossier : 
Cliquez sur le bouton Enregistrer le dossier pour ajouter le dossier. Vous pouvez ajouter autant de dossiers que nécessaire pour organiser la documentation d'un client.
Les dossiers et les documents ont des icônes différentes pour vous aider à différencier facilement les types lors de la navigation dans cette zone du profil du client : 
Si un dossier ne contient pas encore de documents, il apparaîtra en blanc dans la liste. Si un dossier contient des documents, il apparaîtra en bleu dans la liste. Lorsqu'un dossier est bleu, cela signifie qu'il est fermé et que vous pouvez cliquer dessus pour l'ouvrir et afficher tous les dossiers et documents qu'il contient. Vous pouvez également cliquer sur les sous-dossiers pour afficher leur contenu. Lorsqu'un dossier est blanc, cela signifie que vous avez ouvert ce dossier et que vous visualisez tout son contenu. 
Vous pouvez cliquer sur un dossier pour l'ouvrir et voir les fichiers qu'il contient. 
De nouveaux dossiers et sous-dossiers peuvent être ajoutés dans les dossiers principaux pour permettre une structuration personnalisée des documents du client afin de répondre à tous les besoins organisationnels.
Vous pouvez modifier l'emplacement d'un dossier ou d'un sous-dossier en cliquant dessus et en le déplaçant vers le dossier de votre choix. Vous verrez les dossiers se mélanger et changer au fur et à mesure de vos actions. Vous pouvez réorganiser et réorganiser les dossiers comme vous le souhaitez pour créer la structure organisationnelle souhaitée pour chaque profil client individuel.
Vous pouvez également déplacer les fichiers stockés dans chaque dossier selon vos besoins en cliquant dessus, puis en faisant glisser votre souris pour déplacer l'élément vers l'emplacement souhaité. 
Lorsque vous êtes dans la section Documents d'un profil client, vous pouvez cliquer sur l'icône en forme de point vertical à côté de n'importe quel dossier ou document que vous voyez pour ouvrir un menu d'actions pouvant être effectuées. Les options disponibles sont différentes pour les dossiers et les documents.
Les actions du dossier sont :
- Renommer – vous pouvez modifier le nom du dossier
- Supprimer – vous pouvez supprimer entièrement ce dossier s’il n’est plus nécessaire
Remarque : tous les dossiers que vous créez peuvent être renommés ou supprimés selon vos besoins. Si vous supprimez un dossier, tous les éléments actuellement imbriqués dans ce dossier seront également supprimés.
Les actions du document sont :
- Afficher – cette option s'applique uniquement aux fichiers image et vous permettra de modifier l'image en la faisant pivoter pour l'orienter correctement
- Renommer – vous pouvez modifier le nom du fichier
- Imprimer – ouvre le fichier dans un nouvel onglet afin qu'il puisse être imprimé
- Télécharger – générera un téléchargement du fichier directement sur votre appareil
- Verrouiller – verrouiller le document afin qu'il ne puisse pas être supprimé
- Supprimer – supprimera définitivement le fichier de la liste
Remarque : si vous utilisez la fonctionnalité Formulaires d'admission et de consentement en ligne d'Owl, tous les formulaires que vous avez envoyés à un client apparaîtront toujours dans la section Documents de son profil, mais ils ne seront pas automatiquement classés dans les dossiers que vous avez créés. Tous les formulaires envoyés, en cours ou complétés par le client seront affichés dans la section Documents au-dessus des dossiers. Vous pouvez déplacer les formulaires dans des dossiers à tout moment, de la même manière que vous le feriez pour n'importe quel fichier téléchargé, mais il est important de garder à l'esprit que les nouveaux formulaires seront toujours affichés initialement au niveau supérieur de la section Documents et devront être classés par la suite si vous le souhaitez.