Description du lieu

Pour configurer votre clinique pour l'utilisation du Portail Client, accédez d'abord à Paramètres , puis à Informations sur le cabinet . Dans l'onglet Informations générales , vous pouvez modifier la description du lieu sur le Portail Client . Une fois la description du lieu modifiée, sélectionnez Enregistrer en bas à droite.

Accès client

Ensuite, accédez au Portail client sous Paramètres .

Dans l' onglet Général , sous Autoriser les clients à créer un compte , vous pouvez sélectionner Oui – les clients peuvent créer un compte . Cela permettra aux clients qui visitent le portail de créer un compte et d'accéder à de nombreuses fonctionnalités. Si vous sélectionnez Non , vous pourrez créer des comptes pour les clients au besoin dans le dossier médical électronique.

Ensuite, vous pouvez choisir d'autoriser ou non les clients à fournir des informations supplémentaires lors de la création de leur compte , ce qui vous permet de recueillir des informations importantes auprès du client via le portail.

Vous pouvez également permettre à vos clients d'effectuer eux-mêmes certaines tâches administratives via le portail client. Vous pouvez leur permettre d'annuler des séances réservées , de télécharger leurs reçus et remboursements , de télécharger leurs factures et de remplir des formulaires sur le portail client .

Vous pouvez également choisir d' inclure ou non un lien vers le portail client dans les courriels envoyés au client via le dossier médical électronique. Vous pouvez choisir d'envoyer ce lien uniquement aux clients déjà inscrits sur le portail client , ou à tous les clients .

Paiements des clients

Dans la section « Paiements clients » , vous pouvez configurer les modalités de paiement des services par vos clients via le portail client. Vous pouvez choisir d' autoriser ou non les paiements sur le portail client , de leur permettre de supprimer des moyens de paiement lorsqu'il en existe plusieurs (un seul reste enregistré), de leur permettre de modifier leur moyen de paiement par défaut sur le portail client et de leur permettre d'utiliser des crédits lors d'un paiement sur le portail client .

Liens partageables

Dans la section Liens partageables, vous trouverez les URL à partager avec vos clients pour les diriger vers le Portail client. Le premier lien les amène directement à la page d'accueil , le deuxième à la page « Réserver maintenant » pour qu'ils puissent réserver une séance , et le dernier lien les conduit à la page de messagerie sécurisée .

Personnalisations

Dans la section Personnalisations , vous pouvez télécharger un logo, une favicon et modifier la couleur du thème de votre portail client.

Dans la section « Couleur du thème du portail client », vous pouvez choisir une couleur pour votre site en utilisant les options prédéfinies d'Owl ou en saisissant le code hexadécimal de la couleur souhaitée. Il vous suffit de sélectionner l'option et de définir la couleur ou de saisir votre code hexadécimal. Les options de dégradé affichées sous la palette de couleurs vous permettent de prévisualiser l'apparence de la couleur sur le bouton de navigation de votre portail client.

Activation et configuration de la page d'accueil

Vous pouvez activer la page d'accueil depuis l' onglet Accueil de la section Portail client dans les Paramètres . La page d'accueil comprend les onglets : À propos, Services, Profil et Localisation, qui vous permettent de partager davantage d'informations sur votre clinique via le Portail client.

Votre page d'accueil est entièrement personnalisable grâce aux blocs Titre et Contenu . Pour l'activer, sélectionnez « Oui » , puis « Ajouter une nouvelle section » et remplissez les champs prévus à cet effet. Chaque bloc de contenu doit comporter un titre et est limité à 1 024 caractères.

Activation de la page de réservation

Vous pouvez activer la page de réservation sous l'onglet « Réservation » . Cela permettra aux clients de prendre rendez-vous en ligne en fonction des disponibilités des thérapeutes.

Vous pouvez activer la page de réservation dans l'onglet « Réservation » . Cela permettra aux clients de prendre rendez-vous en ligne en fonction des disponibilités des thérapeutes. Pour en savoir plus sur la configuration des disponibilités des thérapeutes afin de permettre les réservations via le portail client, cliquez ici .

Dans l'onglet Réservation des Préférences , vous pouvez également :

• Choisissez si vous souhaitez afficher ou non la devise dans le menu des services.
• Indiquez si vous souhaitez ou non afficher les prix dans le menu des services .
• Choisissez si vous souhaitez autoriser ou non les clients à fournir des informations supplémentaires lors de la réservation .
• Activez le champ Informations supplémentaires .
• Limiter le nombre de séances qu'un client peut réserver .
• Définir le délai minimum d'annulation d'un client (heures avant la séance) .
• Définissez la durée maximale pendant laquelle les clients ne peuvent pas réserver .
• Définir un message pour les clients lors de la réservation (facultatif) .

Mon compte

Dans l'onglet Mon compte , vous pouvez également ajouter un message personnalisé de 512 caractères maximum. Il vous suffit de saisir le message dans la zone de texte et de sélectionner Enregistrer .

Installation du thérapeute

Il est important de s'assurer que chaque thérapeute de votre clinique est correctement configuré pour apparaître dans le Portail client. Tout d'abord, dans la section Portail client , assurez-vous que l'option « Oui » est sélectionnée sous « Utiliser le Portail client » .

Ensuite, complétez la section « À propos de moi » et téléchargez une photo de profil pour le portail client. Cela améliorera considérablement l'expérience utilisateur des clients en leur fournissant des informations importantes sur le thérapeute qu'ils consultent ou lorsqu'ils découvrent votre cabinet via les profils de la page d'accueil .

Dans la section « Définir les paramètres de planification de vos sessions », vous pouvez choisir si les sessions commencent à la minute précise où elles sont réservées ou s'il y a des pauses entre les sessions qui sont automatiquement réparties en fonction des paramètres définis, mesurées en minutes.

Vous pouvez également sélectionner les types de clients disponibles pour réserver une séance avec ce thérapeute dans le menu déroulant « Types de clients disponibles pour réserver » .

Le lien direct vers le profil du thérapeute dans le Portail Client se trouve sous URL du Portail .

Vous pouvez choisir, dans les menus déroulants respectifs, si le thérapeute recevra ou non les confirmations de rendez-vous et les notifications de remplissage de formulaire par e-mail.

Si vous avez plusieurs lieux de consultation, vous pouvez sélectionner les lieux disponibles pour la réservation via le portail client du thérapeute. Une fois terminé, sélectionnez «  Mettre à jour le thérapeute » .

Enfin, le type de licence sélectionné dans la section Licence déterminera les informations d'identification affichées pour le thérapeute lors de la réservation et sur la page d'accueil.

Services et frais

Dans la section « Services et frais » des paramètres , sélectionnez le service que vous souhaitez rendre accessible depuis le portail client, puis cliquez sur « Autoriser sur le portail » . Vous pouvez ensuite choisir si le service est disponible pour tous les clients , uniquement pour les clients existants , uniquement pour les nouveaux clients , ou s'il est inaccessible .

Après avoir sélectionné Modifier pour un service, dans la section Réservation , vous pouvez également choisir parmi ces mêmes options dans le menu déroulant Autoriser sur le portail .

Sous « Réservable en vidéo » , vous pouvez sélectionner si le service est uniquement en personne , en personne ou par vidéo , ou uniquement par vidéo pour les séances de télésanté.

Veuillez vous assurer que la description du service est correctement remplie, car elle sera affichée sur la fiche de service dans le portail client.

Enfin, vous pouvez modifier les conditions de réservation des services par les clients dans la section Disponibilité .

Une fois terminé, sélectionnez « Enregistrer le service » en bas à droite.

Messagerie sécurisée

Pour utiliser la messagerie sécurisée avec vos clients via le portail client, dans la section « Messagerie sécurisée » des paramètres , assurez-vous que l’option est activée et que l’ option « Utilisation de la messagerie » est définie sur « Au sein du bureau et avec les clients » . Vous pouvez également choisir de recevoir ou non des notifications du portail lors de la soumission de paiements clients , ou encore d’envoyer des notifications sécurisées aux administrateurs du bureau pour les paiements clients sur le portail .

Avantages de la messagerie sécurisée

L'outil de messagerie sécurisée d'Owl Practice Suite offre aux cliniques une méthode de communication bidirectionnelle sécurisée et conforme aux normes de protection des données de santé au sein de l'application.

Principaux avantages :

• Communication conforme aux normes de confidentialité des données de santé — Tous les messages sont stockés en toute sécurité dans Owl.
• Communication bidirectionnelle — Les thérapeutes et les clients peuvent initier des conversations et y répondre.
• Messagerie interne — Le personnel peut communiquer en toute sécurité entre eux au sein du cabinet.
• Fonctionnalité de messagerie instantanée — Si les deux parties sont en ligne simultanément, les messages peuvent être envoyés et reçus en temps réel.
• Intégration du portail client — Les clients accèdent directement à la messagerie via le portail client sécurisé.
• Courriels de notification — Les deux parties reçoivent des notifications par courriel lorsque de nouveaux messages arrivent.
• Pièces jointes — Partagez des documents, des feuilles de calcul et d'autres fichiers directement dans la conversation.
• Mise en forme du texte — Messages prend en charge les options de mise en forme de base et les émojis.
• Filtrage des messages — Recherchez et filtrez facilement les conversations.

Navigation dans la section Messagerie sécurisée

Vous pouvez accéder à toutes vos conversations en cours à tout moment en vous connectant à Owl Practice Suite et en sélectionnant la section Messagerie .

1. Nouveau bouton de conversation sécurisée - En sélectionnant ce bouton, vous serez invité à choisir un type de discussion et à démarrer une conversation.

2. Résumé des conversations : toutes les conversations auxquelles vous participez s’afficheront dans la barre latérale. Veuillez noter que vous ne verrez que les conversations auxquelles vous participez.
3. Nom du participant OU du groupe : Si la conversation est individuelle, le nom de votre interlocuteur apparaîtra ici. Si plusieurs participants y figurent, il s’agit d’une conversation de groupe, à laquelle un nom de groupe a été attribué par la personne qui a initié la conversation. Dans ce cas, la conversation apparaîtra ici sous le nom du groupe.
4. Zone de saisie de texte : c’est ici que vous rédigez vos messages avant de les envoyer. Dans les messages sécurisés, vous pouvez agrandir cette zone pour prévisualiser un message plus long. Les messages sécurisés ne sont soumis à aucune limite de caractères : vous gardez le contrôle sur leur utilisation avec vos clients et au sein de votre cabinet.
5. Actions de chat - Ici, vous pouvez afficher les participants , joindre des fichiers , insérer des émojis ou télécharger une copie de l'historique de la conversation.
6. Alerte nouveaux messages - Il s'agit d'une nouvelle icône qui vous avertira de tout nouveau message reçu, même lorsque vous n'êtes pas dans la vue Messagerie .
7. Ouvrir/Fermer la barre latérale - Vous pouvez ouvrir et fermer la barre latérale ici pour faire plus de place à la vue de chat.
8. Archiver une conversation : cliquer sur ce bouton ouvre les archives . ZPM conserve toutes vos conversations, mais si votre liste de conversations en cours devient trop longue ou si certaines sont terminées, vous pouvez les archiver. Sélectionnez ensuite les conversations à archiver. Une fois terminé, cliquez sur « Archivage terminé » pour revenir à l’affichage par défaut.

9. Filtrage des messages - Cette option vous permet de filtrer les conversations afin de trouver plus facilement celle que vous recherchez.

Configurer une bannière informative

Vous pouvez également configurer une bannière informative qui s'affichera pour les clients utilisant la messagerie sécurisée dans le portail client. Il vous suffit d'ajouter votre message personnalisé dans le champ « Bannière informative » et de sélectionner « Enregistrer » . La bannière s'affichera alors en bas à droite lorsque les clients accéderont à la messagerie sécurisée.