Rejoindre des sessions vidéo

Pour démarrer une session vidéo programmée, cliquez simplement sur une session avec l'icône Vidéo dans le calendrier. La fenêtre Aperçu de la session comportera un bouton Rejoindre l'appel vidéo sur lequel vous pouvez cliquer pour commencer à héberger la session :



Il est important de savoir qu'il y a une fenêtre de 8 heures +/- pour rejoindre une séance vidéo. Les clients pourront entrer dans la salle d'attente de la séance jusqu'à 8 heures avant son début, et le bouton de connexion restera actif pour eux jusqu'à 8 heures après l'heure de fin de la séance également, au cas où ils seraient en retard ou s'il y aurait un décalage horaire entre le client et la clinique.

Owl Video propose actuellement des séances individuelles, de couple et familiales. Pour en savoir plus sur les séances vidéo collaboratives, visitez cette page.

Cliquez sur le bouton Rejoindre l'appel vidéo pour ouvrir la session vidéo sécurisée dans un nouvel onglet de navigateur sur votre ordinateur. Avant de pouvoir accéder à la session, vous serez également invité à confirmer votre nom d'affichage et vos préférences audio/vidéo. Le nom affiché ici est par défaut pour afficher le prénom et le nom, ainsi que le titre de votre profil de thérapeute. Vous pouvez ensuite cliquer sur Commencer pour accéder à la session :

Si c'est la première fois que vous utilisez l'outil de thérapie vidéo, votre navigateur vous demandera probablement d'autoriser l'accès à votre caméra et à votre microphone. Vous pouvez autoriser l'accès, puis ces appareils seront connectés à la session pour votre appel. Si vous avez déjà utilisé la fonction vidéo sur le même appareil, votre caméra et votre microphone devraient se connecter automatiquement pour chaque session à venir en fonction de l'accès que vous avez précédemment accordé.



Si votre navigateur ne vous le demande pas ou si vous avez déjà bloqué l'accès, vous devriez voir une icône en haut à droite de votre écran avec un « x » rouge. Cliquez sur cette icône pour gérer vos autorisations :



Assurez-vous de sélectionner l'option permettant d'autoriser l'accès à la webcam, puis cliquez sur le bouton Terminé. Vous pouvez alors actualiser votre navigateur et la session se rechargera avec l'accès accordé à la caméra et au microphone.

Vous pouvez démarrer la session en cliquant sur le bouton Rejoindre l'appel .

Interface de session vidéo

Vous verrez votre miroir ou vos initiales dans le coin supérieur gauche de l'écran. Vous pouvez les faire glisser et les déposer selon vos besoins pour les placer n'importe où sur l'écran. L'indicateur de la puissance de votre connexion est visible directement à côté de votre nom depuis le miroir. Votre ou vos clients apparaîtront au centre de l'écran.

Vous verrez le nom du client en bas de son écran, ainsi qu'un indicateur de connexion à droite de son nom. Cet indicateur vous permet à tous les deux de savoir à quel point leur connexion Internet est bonne. Le même indicateur de connexion apparaît à droite du nom affiché sous l'écran de votre webcam. En cas de problème de connectivité pendant la session, vous pouvez tous les deux clairement identifier quelle partie a une connexion Internet faible.

Si vous ou le client avez désactivé votre microphone, vous verrez un indicateur de coupure du son rouge à gauche de votre nom d'affichage.

Utilisation de la barre d'outils

La barre d’outils est située en haut de votre écran afin que vous puissiez facilement suivre le temps, le type de service que vous fournissez et le nombre de participants invités à la session.

À l'extrême droite de la barre d'outils, vous verrez un menu cliquable indiqué par trois points verticaux. Une fois sélectionné, ce menu s'agrandit pour vous proposer plusieurs options différentes.

À tout moment au cours de la session, vous aurez la possibilité de masquer la barre d'outils si vous ne souhaitez pas qu'elle soit verrouillée en haut de l'appel vidéo. Cliquez simplement sur les trois points et sélectionnez Détacher la barre d'outils. Cela détachera la barre d'outils du haut de votre écran. Elle peut toujours être facilement visualisée et rouverte lorsque vous passez votre curseur en haut de l'écran.

De même, vous avez désormais la possibilité de masquer la barre d'action à tout moment pendant la session en sélectionnant Détacher la barre d'action. Cela détachera la barre d'action du bas de votre écran. Elle peut toujours être facilement visualisée lorsque vous passez votre curseur près du bas de votre écran.

Si à tout moment vous ne souhaitez pas voir votre propre image à l'écran pendant la session, vous pouvez utiliser l'option Masquer le miroir pour la supprimer de votre vue.

Enfin, vous pouvez gérer la configuration de votre micro et de votre caméra à tout moment en sélectionnant l’option Paramètres d’appel.

La sélection de cette option ouvrira une fenêtre contextuelle avec des options vidéo et audio que vous pourrez modifier selon vos besoins pour vous assurer d'avoir la configuration appropriée pour l'appel. Pour les thérapeutes qui disposent de plusieurs appareils audio ou vidéo (par exemple, vous pouvez utiliser des écouteurs sans fil, un microphone USB ou une webcam externe), vous pouvez désormais également enregistrer vos préférences de sélection d'appareil.

Les utilisateurs (thérapeute ou client) peuvent désormais également activer le filtrage du bruit de fond. Cela permettra d'améliorer la qualité audio lorsque les participants ont beaucoup de bruit de fond, comme des enfants ou des personnes qui tapent sur un clavier. Cette fonctionnalité sera activée par défaut pour une qualité audio optimale, mais peut être désactivée à partir du menu des paramètres.

La fonction Effets vidéo permettra au thérapeute ou au(x) client(s) d'ajouter un effet d'arrière-plan flou ou de sélectionner parmi nos images d'arrière-plan en stock.

Utilisation de la barre d'action

Les actions dans le panneau en bas de l'écran permettront à vous ou au client de :

1. Éteignez/allumez votre webcam
2. Désactiver/activer votre microphone
3. Activer/désactiver le partage d'écran
4. Démarrer/Arrêter l'enregistrement de la session *
5. Ouvrir/Fermer le chat
6. Ouvrir le menu Personnes
7. Quitter la session

*si vous êtes abonné au module complémentaire d'enregistrement

Menu des gens

Le menu « Personnes » dans la barre d'action vous permet de voir qui a rejoint la session et donne au clinicien qui organise la session la possibilité d'admettre des clients à la session. Lorsque les clients rejoignent une session vidéo, ils sont automatiquement placés dans une salle d'attente virtuelle jusqu'à ce que vous soyez prêt à les admettre à la session et à commencer. Vous avez un contrôle total sur les personnes qui peuvent rejoindre votre session et sur le moment où elles seront admises, ce qui garantit que la session est sécurisée et privée.

L'option Admettre apparaît à l'extrême droite du nom d'un client lorsqu'il est arrivé avec succès dans la salle d'attente. Si une session compte plusieurs participants, vous pouvez admettre chaque participant à l'appel un par un en cliquant sur le bouton Admettre à côté de leur nom. Vous pouvez également cliquer sur le bouton Démarrer la session pour admettre tout le monde à la session en même temps. Une fois que vous avez cliqué sur le bouton Démarrer la session et que tous les clients ont été admis à la session, ce bouton apparaît désormais comme le bouton Terminer la session.
Vous avez également la possibilité de désactiver le son de tous les participants à partir de cette fenêtre. Si vous avez sélectionné le bouton Désactiver le son de tous les participants, vous devrez cliquer à nouveau sur l'icône Personnes et sélectionner Désactiver le son de tous les participants pour permettre aux participants de contrôler à nouveau leur microphone.

Une fois que les clients ont rejoint la session, vous aurez la possibilité de renvoyer les participants si nécessaire, à votre discrétion. Pour tous les clients qui ont été admis à la session, vous verrez l'option "Renvoyer de la session" lorsque vous ouvrirez le menu à côté de leur nom :

Enregistrement

Si votre clinique a appliqué le module complémentaire d'enregistrement vidéo à son abonnement et a activé la fonctionnalité pour votre profil de thérapeute, vous verrez une option Enregistrer dans la barre d'action lorsque vous êtes en appel vidéo.

Pour démarrer l'enregistrement d'une partie ou de la totalité de l'appel, cliquez sur le bouton Enregistrer. Lorsque vous démarrez l'enregistrement d'une session, une fenêtre d'alerte s'affiche pour vous rappeler l'obligation d'obtenir le consentement du client, ainsi que des informations utiles sur l'endroit où trouver vos fichiers après la session.

Une fois démarré, vous et le client verrez une icône d'enregistrement dans la barre d'outils.

Lorsque l'enregistrement est en cours, le bouton Enregistrer devient « Arrêter l'enregistrement ».

Vous pouvez démarrer et arrêter l'enregistrement autant de fois que vous le souhaitez au cours d'une session vidéo. Tous les segments seront compilés dans un seul fichier après votre session.

Une fois la session terminée, vous verrez une fenêtre contextuelle vous informant que votre enregistrement est en cours de transcodage, avec un lien vers le Workflow où vous trouverez le fichier une fois terminé !

Fin des sessions vidéo

Pour mettre fin à une session vidéo, cliquez simplement sur l'option Terminer la session dans le panneau Personnes. Une invite s'affiche vous demandant de confirmer si vous souhaitez mettre fin définitivement à la session pour toutes les parties :



Vous et tous les clients qui participaient à la session seront renvoyés. Vous verrez une confirmation indiquant que la session est terminée :

Si quelqu'un essaie de rejoindre une session qui a été terminée, il verra ce même écran confirmant que la session est déjà terminée.

Vous avez également la possibilité de quitter simplement l'appel en cliquant sur le bouton rouge avec l'icône du téléphone dans le panneau d'actions en bas de votre écran. Lorsque vous le faites, le client verra un message de son côté lui indiquant que vous avez quitté la session :

Les clients ont également la possibilité de quitter la session à tout moment en cliquant sur ce bouton dans leur panneau d'action.