En raison de la nature variée de la supervision dans le secteur de la santé mentale, différents praticiens ont besoin de différentes formes de documentation de supervision. La fonction Supervision d'Owl Practice est suffisamment flexible pour être utilisée pour n'importe quelle relation de supervision.

Ce guide explique comment les cabinets Solo utiliseront la fonction Superviseur d'Owl.

Il existe deux styles de supervision courants :

1. Supervision de la documentation de facturation :
   
   • Le praticien a besoin des informations du superviseur sur les séances et les documents financiers des clients. Le superviseur n'examine pas les notes et n'a pas besoin d'accéder aux données des clients.
2. Supervision de la révision des notes :
   
   • Le praticien a besoin des informations du superviseur sur les séances et les documents financiers du client. Le praticien a également besoin que le superviseur examine et signe les notes de séance. La signature du superviseur peut être incluse sur les documents financiers.

La fonction de supervision d'Owl peut être utilisée pour les deux styles. Les superviseurs peuvent être configurés pour une utilisation nominative uniquement, ou ils peuvent se voir accorder l'accès au compte Owl pour se connecter à leur convenance afin de consulter et de valider les notes de session.

Les options suivantes sont disponibles pour configurer un superviseur pour une pratique solo. Un superviseur peut :

• Être affecté et consulter les profils clients qui leur sont attribués
• Afficher leur nom et leurs informations d'identification sur les factures et les reçus
• Afficher leur signature sur les factures et les reçus
• Consultez et signez les notes de session en utilisant l'accès direct à votre compte Owl
• Utilisez l'outil Workflow pour visualiser et signer facilement les notes prêtes à être révisées

Il y a cinq étapes à suivre pour utiliser avec succès la fonction Supervisor d'Owl :

1. Configuration d'un profil de superviseur
2. Accorder l'accès utilisateur au compte (si nécessaire)
3. Ajout d'un superviseur au profil du thérapeute
4. Affectation de superviseurs aux clients
5. Planification des séances du superviseur

Gardez à l’esprit que le superviseur doit d’abord être affecté au compte client avant de pouvoir l’associer à vos sessions !

Étape 1 : Configuration d'un profil de superviseur

1. Accédez à Paramètres > Thérapeutes
2. Cliquez sur l'icône + en haut de la page
3. Saisissez les informations du superviseur dans les champs prévus à cet effet et cliquez sur le bouton Créer un superviseur

Étape 2 : Accorder l’accès à l’utilisateur

1. Accédez à Paramètres > Accès utilisateur
2. Cliquez sur l'icône + en haut de la page
3. Saisissez le nom du superviseur et l'adresse e-mail qu'il utilisera pour accéder au compte
4. Choisissez le type d'utilisateur Superviseur dans le menu déroulant et lorsque vous le faites, vous verrez apparaître un autre menu déroulant appelé Thérapeute. Choisissez le superviseur que vous venez de créer dans cette liste
5. Attribuez un mot de passe initial et cliquez sur le bouton Enregistrer l'utilisateur pour accorder l'accès

Remarque : si votre superviseur n'a pas besoin d'accéder à votre compte Owl, vous pouvez ignorer cette étape

Étape 3 : Ajout du superviseur au profil d'un thérapeute

Les superviseurs doivent toujours être préalablement configurés sur le profil du thérapeute. Pour ce faire :

• Accédez à Paramètres > Thérapeutes .
• Trouvez le thérapeute pour lequel vous configurez le superviseur
• Cliquez sur la case à cocher à côté de leur nom, puis cliquez sur Modifier dans la barre d’édition verte qui apparaît en haut de la liste.
• L’option permettant de définir le superviseur principal se trouve directement sous le grade du thérapeute, sur le côté gauche de la fenêtre.
• Utilisez le menu déroulant pour sélectionner le superviseur principal de ce thérapeute.
• Remarque – Chaque superviseur doit être marqué comme actif pour apparaître dans la liste déroulante des superviseurs.
• Une fois que vous avez entré le superviseur principal, vous pouvez maintenant configurer votre superviseur supplémentaire. Cliquez sur le bouton bleu Ajouter un superviseur qui se trouve directement sous le menu déroulant Superviseur principal.
• Ici, vous aurez les mêmes options de sélection de profils de thérapeute que lorsque vous définissez le superviseur principal.
• Si vous saisissez un nom incorrect, vous pouvez utiliser l' icône de la corbeille à côté de son nom pour effacer le champ. Vous pouvez également utiliser cette icône de la corbeille une fois que la personne supervisée n'a plus besoin d'être supervisée.
• Si ce thérapeute a besoin que ses superviseurs signent ses notes de séance, assurez-vous de cocher la case Exiger la signature du superviseur. Une fois que le supervisé a signé ses notes, celles-ci apparaîtront dans le flux de travail du superviseur pour être examinées et signées.
• Si le superviseur doit être inclus dans les documents financiers (factures, reçus et résumés de compte), cochez la case Afficher le superviseur sous la section Factures et reçus du profil du thérapeute.
• Assurez-vous de cliquer sur le bouton vert Mettre à jour le thérapeute pour enregistrer votre travail et appliquer vos modifications.

Et voilà ! Vous pouvez maintenant passer à la configuration du compte client avec le superviseur approprié.

Étape 4 : Affectation de superviseurs aux clients

1. Pour affecter un superviseur à un profil client, accédez à Clients et ouvrez le profil client de votre choix
2. Cliquez sur Contact et clinique > Détails cliniques
3. Cliquez sur le bouton Modifier
4. Dans la section Thérapeute principal, sélectionnez-vous comme thérapeute et attribuez le superviseur
5. Cliquez sur le bouton Enregistrer

Étape 5 : Planification des séances avec le superviseur

1. Accédez au Calendrier et cliquez sur un créneau pour planifier une séance
2. Tapez le nom du client dans le champ prévu à cet effet et si un superviseur a été désigné, vous verrez son nom pré-rempli dans le champ Superviseur
3. Sélectionnez le service dans le menu déroulant fourni et modifiez tous les autres détails de la session selon vos besoins
4. Cliquez sur le bouton Créer une session pour planifier la session