Une fois que vous avez facturé une séance et qu'un client vous l'a payée, vous devrez enregistrer la transaction dans Owl et générer un reçu pour le client. Tout comme pour la facturation automatique, vos reçus seront générés automatiquement dès l'enregistrement de la transaction.

Enregistrer avec précision une transaction

Une fois la facture créée pour une séance, vous pouvez enregistrer la transaction. Vous pouvez enregistrer un paiement à trois endroits :

Du calendrier

Sélectionnez d'abord « Calendrier » , puis une session. Ensuite, sélectionnez « Actions de paiement » , puis « Enregistrer la transaction » .

Depuis le compte client

Dans le menu « Clients » , sélectionnez un client, puis « Actions » . Enfin, sélectionnez « Enregistrer la transaction » .

À partir du flux de travail

Dans Workflow , sélectionnez un service, puis sélectionnez Actions , et enfin Enregistrer la transaction .

Chacune de ces options mène à la même fenêtre, « Enregistrer le paiement » . Vous y trouverez :

• Spécifiez la date de paiement .
• Spécifiez le payeur .
• Spécifiez un mode de paiement.
• Saisissez le montant payé ou le crédit appliqué .
• Sélectionnez le mode de paiement à l'aide du menu déroulant.
• Saisissez un numéro de confirmation facultatif ou un message supplémentaire .
• Lorsque tous ces champs sont remplis, sélectionnez le bouton Enregistrer la transaction .

Cela génère un reçu. Ce reçu s'affichera dans une nouvelle fenêtre et vous pourrez le fournir à vos clients comme une facture : l'imprimer, l'exporter au format PDF ou l'envoyer par e-mail directement depuis Owl.

Vous pouvez également basculer l'affichage le prochain rendez-vous, les informations sur le client et les informations de présence en sélectionnant l'option appropriée sous Options d'affichage .

La possibilité d'afficher la présence peut également être activée à l'échelle de la clinique en accédant à Paramètres , Détails du cabinet et sous l' onglet Documents financiers , vous trouverez l'option sous Afficher la présence .

Cela peut également être réalisé au niveau du client en allant dans Clients , Contact et Clinique , sélectionnez l' onglet Détails du compte , puis sélectionnez Modifier , puis basculez l'option sous le menu déroulant Afficher la présence sur les factures et les reçus .