Une fois que vous avez facturé une séance et qu'un client vous a payé pour la séance, vous devrez enregistrer cette transaction dans Owl et générer un reçu pour le client . Tout comme la facturation automatique, vos reçus seront automatiquement générés une fois que vous aurez enregistré une transaction. Cet article examine :
Enregistrer avec précision une transaction
Une fois que vous avez créé une facture pour une session, vous êtes prêt à enregistrer la transaction. Il existe trois endroits pour enregistrer un paiement :
- Du calendrier .
- Depuis le compte client .
- À partir du flux de travail .
Chacune de ces options mène à la même fenêtre : Enregistrer le paiement . Vous pourrez ici :
- Spécifiez la date de paiement .
- Entrez le montant du paiement .
- Sélectionnez le mode de paiement à l'aide du menu déroulant
- Saisissez un numéro de confirmation facultatif ou un message supplémentaire .
- Lorsque tous ces champs sont remplis, cliquez sur le bouton vert Enregistrer le paiement .
- Cela génère automatiquement un reçu !
Le reçu « apparaîtra » dans une nouvelle fenêtre dès que vous cliquerez sur Enregistrer le paiement, et vous pourrez le fournir à vos clients comme vous le feriez avec une facture : en l'imprimant, en l'exportant au format PDF ou en l'envoyant par courrier électronique directement depuis Owl.
Si vous enregistrez un paiement avant de créer une facture, Owl ne saura pas à quelle session appliquer le paiement, il créera donc un crédit de compte .
Crédits du compte
Les crédits de compte sont des paiements enregistrés dans Owl sans facture. Ils peuvent être générés accidentellement, si vous enregistrez un paiement sans avoir au préalable généré de facture. Ils peuvent également être générés intentionnellement, pour les clients qui préfèrent payer leurs séances à l'avance !
Pour créer un crédit de compte, enregistrez le paiement comme d'habitude, mais pour un client qui n'a pas de facture. Le crédit de compte sera reflété dans la barre supérieure de son compte client, sous l'onglet Solde dû. 
Vous pouvez utiliser les crédits de compte comme mode de paiement pour les sessions futures. Lorsqu'un client dispose d'un crédit de compte, la fenêtre Enregistrer le paiement comporte une case à cocher pour Utiliser le crédit de compte . Activez cette option pour utiliser le crédit de compte et remplissez les champs Montant et Mode de paiement s'il reste un solde dû.
