Une fois la séance facturée et le paiement reçu, vous devez enregistrer cette transaction dans Owl et générer un reçu. Comme pour la facturation automatique, les reçus sont générés automatiquement après l'enregistrement de la transaction.

Enregistrement précis d'une transaction

Une fois la facture d'une séance créée, vous pouvez enregistrer la transaction. Il existe quatre façons d'enregistrer un paiement :

Extrait du calendrier

Sélectionnez d'abord Calendrier , puis une session. Ensuite, sélectionnez Actions de paiement , puis Enregistrer la transaction .

Depuis le menu Clients

Vous pouvez également enregistrer une transaction directement associée à un client. Dans le menu Clients , sélectionnez un client, puis Actions . Enfin, sélectionnez Enregistrer la transaction .

Vous pouvez également sélectionner Enregistrer la transaction dans le menu Actions. lors de la consultation d'un client.

À partir du flux de travail

Dans Workflow , sélectionnez un service, puis Actions , et enfin Enregistrer la transaction .

Chacune de ces options mène à la même fenêtre, « Enregistrer le paiement » . Vous y trouverez :

• Veuillez préciser la date de paiement .
• Indiquez le payeur .
• Veuillez indiquer un mode de paiement.
• Saisissez le montant payé ou le crédit appliqué .
• Sélectionnez le mode de paiement dans le menu déroulant.
• Saisissez un numéro de confirmation ou un message supplémentaire (facultatif).
• Une fois tous ces champs remplis, sélectionnez le bouton Enregistrer la transaction .

Cela génère un reçu. Ce reçu s'affichera dans une nouvelle fenêtre et vous pourrez le transmettre à vos clients comme une facture : en l'imprimant, en l'exportant au format PDF ou en l'envoyant directement par e-mail depuis Owl.

Options d'affichage

Vous pouvez activer ou désactiver l'affichage le prochain rendez-vous, les informations sur le client et les informations de présence en sélectionnant l'option appropriée sous Options d'affichage .

La possibilité d'afficher les présences peut également être activée pour l'ensemble de la clinique en allant dans Paramètres , Détails du cabinet , et sous l' onglet Documents financiers , vous trouverez l'option sous Afficher les présences .

Cela peut également être réalisé au niveau du client en allant dans Clients , Contact et Clinique , en sélectionnant l' onglet Détails du compte , puis en sélectionnant Modifier , puis en activant l'option dans le menu déroulant Afficher la présence sur les factures et les reçus .

Vous pouvez choisir d'afficher les licences sélectionnées pour le thérapeute attribué. Assurez-vous d'abord que les licences appropriées ont été attribuées en accédant à Paramètres , puis à Thérapeutes , en sélectionnant le thérapeute souhaité et en cliquant sur Modifier .

Sous « Licence » , sélectionnez le type de licence et saisissez les informations requises. Sélectionnez ensuite « Définir comme valeur par défaut ».

Enfin, dans l' aperçu PDF du reçu, sélectionnez les licences appropriées dans les options de licence. Les licences apparaîtront en bas de page avec les informations du thérapeute.

Modèles de documents financiers

Vous pouvez modifier le modèle utilisé pour vos documents financiers, tels que les reçus, en accédant à Paramètres , puis à Informations sur le cabinet , et en sélectionnant l'onglet Documents financiers . Vous pourrez alors choisir le modèle Classique ou Moderne .