Lorsque vous ajoutez un thérapeute à Owl, vous devez lui attribuer ses heures de travail et sa disponibilité. La disponibilité indique quand le thérapeute travaille, généralement quand il est disponible pour les réservations des clients. Si vous utilisez le portail de réservation en ligne, la disponibilité détermine quand les clients pourront réserver des séances avec un thérapeute donné.

Si vous souhaitez modifier la disponibilité prédéfinie pour un thérapeute, vous pouvez le faire en allant dans Paramètres > Thérapeutes, en sélectionnant un thérapeute, puis en cliquant sur le bouton Disponibilité qui apparaît dans la bannière verte :

Cliquer sur le bouton Disponibilité ouvre la fenêtre qui vous permet d’attribuer des heures de travail au thérapeute.

La disponibilité comprend deux éléments :

• Disponibilité générale :
  L'horaire global de vos heures sur une base hebdomadaire, votre horaire à long terme. Il vous permet d'établir des heures fixes et statiques sur une base hebdomadaire. Par exemple, si vous travaillez toujours du lundi au vendredi de 9h00 à 17h00.
• Disponibilité spécifique
  Un moyen de créer des modèles dynamiques dans vos horaires planifiés. Par exemple, si vous travaillez habituellement du lundi au vendredi de 9h00 à 17h00, mais que vous avez décidé de travailler également le samedi après-midi au cours des deux prochains mois, vous pouvez superposer ces heures à votre disponibilité à court terme. Vous pouvez créer des modèles qui se reproduiront pendant une certaine période de temps, puis se termineront lorsque cela sera nécessaire, reprenant le modèle établi par la disponibilité générale.

Vous pouvez utiliser la disponibilité générale pour définir vos horaires de travail habituels, puis utiliser la disponibilité spécifique si nécessaire pour créer des modèles nuancés d'horaires de travail qui s'écartent de vos horaires standard. La disponibilité spécifique prend en charge la disponibilité générale en permettant une plus grande flexibilité dans votre emploi du temps.

Configuration de la disponibilité générale
Vous pouvez cliquer sur les jours indiqués dans la vue générale pour créer des blocs d'heures de travail :

Choisissez simplement les heures de la journée, par exemple le lundi de 9h00 à 20h00 HNE et cliquez sur le bouton Mettre à jour pour enregistrer ces heures dans votre emploi du temps.

Vous pouvez configurer la disponibilité générale comme vous le souhaitez, avec de longues périodes de temps depuis le début de votre journée jusqu'à la fin, ou avec des pauses dans la journée pour des quarts de travail fractionnés :

Configuration de la disponibilité spécifique
Cliquez sur le bouton Spécifique dans la fenêtre Disponibilité pour ouvrir la vue mensuelle de votre planning :

Dans la vue Disponibilité spécifique, vous verrez votre emploi du temps pour le mois en cours et pourrez cliquer sur les flèches pour naviguer dans les mois selon vos besoins, ou cliquer sur le nom du mois pour ouvrir le filtre du calendrier afin de choisir des dates plus éloignées dans le futur.

Vous verrez également des blocs de temps bleus pour chaque jour, qui représentent votre disponibilité générale. Vous pouvez cliquer sur l'un de ces blocs pour modifier votre disponibilité pour ce jour spécifique si nécessaire. Par exemple, si vous travaillez normalement du lundi au vendredi de 9h00 à 17h00, vous pouvez cliquer sur le bloc bleu du mardi 6 novembre et modifier les horaires pour ce jour uniquement, de 10h00 à 16h00.

Cliquer sur le bouton Supprimer le créneau supprimera les heures programmées pour ce jour spécifique.

Vous pouvez également cliquer sur l'espace vide d'un jour pour lequel aucune heure de travail n'est prévue pour ajouter du temps à ce jour. Cliquer sur l'espace vide d'un jour pour lequel des heures sont déjà prévues via Disponibilité générale ouvrira une fenêtre avec les heures automatiquement pré-remplies après l'heure de fin des heures actuellement réservées. Par exemple, si vous cliquez sur l'espace vide d'un jour où vous êtes déjà programmé pour travailler de 9h00 à 17h00, vous serez invité à ajouter un autre bloc de temps commençant à 17h00.

Configuration des récurrences
Vous pouvez également créer des récurrences selon vos disponibilités spécifiques. En cliquant sur le menu déroulant Récurrence, vous verrez l'option permettant de définir des récurrences qui se produisent quotidiennement, hebdomadairement, toutes les deux semaines, toutes les 3 semaines et toutes les 4 semaines. Lorsque vous choisissez de créer une récurrence, vous serez invité à définir une date de fin pour celle-ci.

Par exemple, vous travaillerez de 11h00 à 15h30 chaque semaine le jeudi à partir du 9 novembre jusqu'au 1er février 2019 :

Il est important de se rappeler que la disponibilité générale est la première couche de votre planning, et la disponibilité spécifique la deuxième. Tout ce que vous saisissez dans la disponibilité spécifique remplacera votre disponibilité générale pour la période de temps que vous choisissez. Une fois cette période terminée, la disponibilité générale reprend automatiquement, sans que vous ayez à effectuer de modifications.

Si vous cliquez sur une récurrence déjà planifiée, vous pouvez la modifier. La récurrence existante sera affichée, par exemple hebdomadaire, mais vous devrez définir une nouvelle date de fin pour toute récurrence que vous souhaitez modifier.