Accédez à la fonctionnalité Messagerie sécurisée en cliquant sur l'option Messagerie dans la barre latérale. C'est là que toutes vos conversations sont stockées.



Pour démarrer une conversation, cliquez sur le bouton « Nouvelle conversation ». Si votre cabinet dispose du module complémentaire Portail client, vous aurez deux options de type de conversation différentes :

1. Client - pour les conversations avec les clients du cabinet
2. Bureau - pour les conversations avec les autres utilisateurs du cabinet

Cliquez simplement sur le bouton radio à côté de l'option de type de chat que vous souhaitez pour démarrer ce type de conversation. Gardez à l'esprit que vous ne pouvez envoyer des messages sécurisés qu'aux clients qui ont déjà créé des comptes pour eux-mêmes via votre portail client Owl, et que seuls les thérapeutes dont le portail client est activé sur leur profil peuvent envoyer des messages sécurisés aux clients.



Conversation avec le client :

1. Lorsque le bouton radio est défini sur « Client », vous serez invité à rechercher un client par nom. Saisissez le nom du client dans le champ prévu à cet effet et choisissez le résultat correspondant.
   
   
   1. Si le nom du client que vous avez sélectionné apparaît en rouge, cela signifie qu'il n'a pas encore de compte sur le portail client et ne peut pas participer aux conversations de messagerie sécurisée. Vous devrez d'abord demander au client de créer un compte sur le portail client en passant par votre site Owl Client Portal. Vous pouvez également créer un compte sur le portail en son nom en ouvrant son profil client et en allant dans Contact et clinique > Détails du compte . Si vous avez une adresse e-mail dans votre dossier pour ce client, vous pouvez utiliser cette adresse et lui attribuer un mot de passe.
      
      
      
      
   2. Si le nom du client que vous avez sélectionné s'affiche en bleu, cela signifie qu'il dispose d'un compte de portail client et peut participer aux conversations de messagerie sécurisée avec le cabinet.
      
      
2. À côté du type de discussion, vous verrez une section intitulée Options. Vous pouvez cocher l'une ou l'autre de ces cases pour ajouter d'autres participants à la conversation.
   
   
   1. Ajouter des comptes liés - si le client que vous avez sélectionné a des comptes liés dans son cercle de soins, cochez cette case pour ajouter le menu déroulant Comptes liés à la fenêtre afin que vous puissiez ajouter des comptes liés à la conversation.
      
      Remarque : les comptes liés doivent également disposer d'un compte sur le portail client pour participer aux conversations. Lorsque vous ajoutez un compte lié, si son nom devient bleu, cela signifie qu'il dispose d'un compte sur le portail client et peut discuter, mais si son nom devient rouge, cela signifie qu'il n'a pas encore de compte sur le portail client.
      
      
      
      
   2. Ajouter des utilisateurs Owl : cocher cette case ajoutera le menu déroulant Thérapeutes et autres utilisateurs Owl à la fenêtre afin que vous puissiez ajouter des propriétaires, d'autres thérapeutes ou même des administrateurs de bureau à la conversation.
      
      
      
      
3. Lorsque vous ajoutez plusieurs personnes à une conversation, vous serez invité à lui attribuer un nom de groupe. Le nom de groupe vous permet d'identifier plus facilement la conversation à partir de la liste dans la barre latérale.
   
   
4. Vous serez également invité à attribuer un objet à la conversation. Tout comme l'objet d'un e-mail, il doit contenir un ou deux mots brefs sur la nature ou l'objectif de la conversation.
   
   
5. Cliquez sur le bouton pour démarrer la conversation
   
   
6. Une fois la conversation créée, vous verrez le sujet en haut de la page en gras et une zone de texte dans laquelle vous pouvez taper pour envoyer un message au client.
   
   
   
   
7. Tapez votre message dans le champ en bas de la fenêtre, puis cliquez sur l'icône de l'avion en papier ou appuyez sur la touche Entrée de votre clavier pour l'envoyer
   
   
8. Vous verrez le message que vous avez tapé dans la fenêtre
   
   
   
   
9. Chaque message que vous envoyez est horodaté dans la conversation. Vous verrez également un statut à côté de l'horodatage, qui indiquera soit « Non lu » soit « Lu »
   
   
   
   
10. Si vous passez la souris sur le message, vous verrez trois points verticaux apparaître à côté de celui-ci. Le passage de la souris sur cette icône ouvre un menu Options :
    
    1. Vous pouvez cliquer sur l'option Copier pour copier tout le texte de cette ligne de message
    2. Si le statut du message est « Non lu », vous aurez la possibilité de le supprimer. Une fois que le client a lu le message, il ne peut plus être supprimé.
       
       
11. Lorsque le client répond à votre message, vous verrez sa réponse dans la conversation
    
    
    
    
12. Si vous passez la souris sur la réponse du client, vous verrez ce même menu avec les trois points verticaux. Le passage de la souris sur cette icône ouvre un menu Options :
    
    1. Vous pouvez cliquer sur l'option Copier pour copier tout le texte de cette ligne de message
    2. Vous pouvez cliquer sur l'option Créer une tâche pour enregistrer une tâche sur le profil de ce client concernant la conversation. La note pour la tâche est préremplie avec la ligne de texte de la réponse du client, mais vous pouvez la modifier si nécessaire, puis cliquer sur le bouton Ajouter une tâche pour l'enregistrer
       
       
       
       
13. Lorsque vous visualisez une conversation client, vous pouvez cliquer sur le bouton Afficher les participants pour voir toutes les personnes qui participent à la conversation.
    
    
    
    Les conversations entre un client et un thérapeute seront clairement affichées comme des conversations hors groupe. Vous pouvez voir le nombre total de clients et de comptes liés ainsi que les thérapeutes et les utilisateurs Owl dans la conversation :
    
    

Conversation au bureau

1. Pour démarrer une conversation avec l'un de vos collègues du cabinet ou avec un autre membre du personnel, accédez à Messages , cliquez sur le bouton Nouvelle conversation et choisissez le type de conversation « Bureau »
   
   
2. Vous pouvez saisir le nom de la personne dans le champ Thérapeutes et autres utilisateurs Owl pour trouver la personne ou vous pouvez cliquer sur ce champ pour faire défiler tous les utilisateurs répertoriés et sélectionner celui à qui vous souhaitez envoyer un message.
   
   
   
   
3. Vous pouvez choisir plusieurs personnes dans la liste, autant que vous le souhaitez
   
   
4. Il existe quelques options pré-remplies par type d'utilisateur, comme Tous les administrateurs du bureau, Tous les propriétaires et Tous les thérapeutes, pour une configuration rapide de la messagerie de groupe. Nous avons également créé une option appelée Tous les bureaux qui vous permet de démarrer une conversation avec chaque utilisateur du cabinet
   
   
   
   
5. Vous devrez saisir un nom de groupe s'il y a plusieurs participants et saisir un sujet
   
   
6. Cliquez sur le bouton Créer pour démarrer la conversation
   
   
7. Commencez à taper le message dans le champ prévu à cet effet pour discuter avec vos collègues et autres membres du personnel
   
   
8. Lorsque vous consultez la conversation, vous pouvez cliquer sur le bouton Modifier la conversation pour ajouter des participants supplémentaires si nécessaire. Tous les participants qui font actuellement partie de la conversation apparaissent dans la liste avec un arrière-plan blanc. Tous les utilisateurs qui ne font pas encore partie de la conversation apparaissent dans la liste avec un arrière-plan gris et une case à cocher à côté de leur nom. Des participants peuvent être ajoutés à n'importe quelle conversation de groupe selon les besoins.
   
   
   
   
9. Cochez la case à côté d'un utilisateur que vous souhaitez ajouter et une invite s'affichera pour vous informer que cette personne sera ajoutée de manière permanente à la conversation. Une fois que vous avez ajouté un utilisateur à une conversation, il ne peut pas être supprimé. Il est également important de savoir que lorsque vous ajoutez des participants supplémentaires, ils pourront voir l'intégralité de l'historique de la conversation, y compris tous les messages qui ont été envoyés avant qu'ils ne rejoignent la conversation.