Bienvenue sur votre compte Owl ! Lorsque vous vous connectez pour la première fois à Owl Practice, vous accédez au calendrier. Avant de commencer à planifier des séances, nous devons configurer quelques détails. Dans la barre de navigation latérale, cliquez sur Paramètres .

Première étape : Commencez par les détails de votre cabinet

Les détails du cabinet contiennent toutes les coordonnées de base de votre cabinet : nom du cabinet, adresse, coordonnées, etc. Vous pouvez également télécharger votre logo ici. Les informations saisies ici sont utilisées sur tous les documents financiers et les exportations de notes, assurez-vous donc que ces informations sont exactes et régulièrement mises à jour.

Téléchargez votre logo sous Détails de la pratique en cliquant sur le bouton Choisir une image et en recherchant le fichier que vous utiliserez comme logo. Une fois téléchargé, vous pouvez ajuster la taille de votre logo à l'aide de la barre de défilement.

Votre fichier image doit peser moins de 450 kilo-octets (ko) et être au format PNG, GIF ou JPG (ne vous inquiétez pas, la plupart des images sont dans ces formats).

Lorsque vous avez terminé de mettre à jour les détails de votre pratique , assurez-vous d'appuyer sur le bouton vert Enregistrer pour enregistrer votre travail !

Deuxième étape : le profil du thérapeute

La zone suivante des paramètres que vous allez configurer est votre profil de thérapeute. Owl utilise ce « profil » pour savoir quel thérapeute est affecté à chaque client et pour renseigner correctement les informations dans les documents financiers. Pour configurer cela, cliquez sur Thérapeutes dans la barre latérale gauche.

Cela vous montrera une liste de tous vos thérapeutes. Si vous utilisez une édition solo d'Owl, vous ne verrez ici que votre propre nom ! Si vous utilisez l'édition de groupe, vous verrez tous vos thérapeutes répertoriés ici.

Pour modifier votre profil de thérapeute, cliquez sur la case à cocher à côté de votre nom. Cela ouvrira une barre d'édition verte en haut de la liste. (Cette barre d'édition est une fonctionnalité d'Owl - vous la verrez partout dans le système !). Appuyez sur le bouton d'édition dans cette barre.

Cela ouvre votre fenêtre Modifier le thérapeute. Vous devrez remplir tous les champs ici car ils seront utilisés pour les documents financiers. Vous pouvez également définir la couleur de vos sessions client.

Remarque : toutes les sessions client auront cette couleur. Il n'existe aucun moyen de coder les couleurs en fonction du type de service, du client ou de l'ad hoc .

Dans la zone Factures et reçus de cette page, vous pouvez ajouter des messages de facture et de reçu supplémentaires, choisir de les montrer à votre superviseur (si vous en avez un), de les montrer au thérapeute et d'inclure votre signature.

Vous souhaiterez également télécharger votre signature de thérapeute , à utiliser sur les documents financiers et pour signer les notes de séance !

Vous procéderez de la même manière que pour télécharger votre logo :

• Appuyez sur le bouton Choisir une image pour trouver votre fichier numérique
• Une fois le fichier téléchargé, faites glisser et déposez la barre Taille de la signature pour ajuster la taille.

Tout comme pour les logos, votre fichier image de signature doit être inférieur à 450 kilo-octets (ko) et au format PNG, GIF ou JPG (ne vous inquiétez pas, la plupart des images sont dans ces formats).

Troisième étape : définir votre disponibilité

La dernière chose que vous ferez dans cette zone de vos paramètres est de définir votre disponibilité. Votre disponibilité indique quand vous travaillerez et généralement quand vous serez disponible pour les réservations des clients. Si vous utilisez le portail de réservation en ligne, votre disponibilité permet de déterminer quand les clients pourront réserver des séances avec vous.

Pour définir votre disponibilité :

• Accédez à Paramètres > Thérapeutes , sélectionnez votre profil de thérapeute, puis cliquez sur le bouton Disponibilité qui apparaît dans la bannière verte en haut.
• Vous pouvez cliquer sur les jours décrits dans la vue générale pour créer des blocs d'heures de travail.
• Cliquez une fois sur l'une des cases bleues de disponibilité pour les modifier, les mettre à jour ou les supprimer .

Assurez-vous d’appuyer sur le bouton Enregistrer pour appliquer toutes ces mises à jour à votre profil de thérapeute.