Un service correspond au type, au tarif et à la durée d'une séance proposée par votre clinique. Chaque séance réservée pour un client dans le calendrier sera liée à un service.
*Avant de commencer à saisir ces informations dans Owl, veuillez créer une liste de tous les types de séances proposés par votre clinique, la durée, le tarif, le taux d'imposition et le thérapeute qui propose ces tarifs. Si l'un de ces services a des tarifs différents selon le type de thérapeute qui les utilise, vous devrez configurer vos notes de thérapeute avant de configurer vos services dans Owl.
Notes des thérapeutes
Est-ce que tous les thérapeutes de votre cabinet facturent le même tarif pour les mêmes services ? Si c'est le cas, ignorez les notes des thérapeutes et faites défiler la page jusqu'à la partie Services de cet article.
Si vos thérapeutes facturent des tarifs différents pour les mêmes services, vous utiliserez les notes de thérapeute pour créer un système de filtrage. Les notes de thérapeute sont des filtres qui vous permettent d'attribuer des tarifs différents au même service et d'attribuer le tarif correct à chaque thérapeute.
Les grades de thérapeute sont attribués aux profils et aux services de thérapeute . Lorsqu'un profil de thérapeute a la même balise qu'un service, le thérapeute peut réserver en utilisant ce service. Il ne peut pas réserver en utilisant des services avec des grades autres que le sien. L'attribution d'un grade de thérapeute à chaque type de praticien, puis la configuration d'un service et d'un tarif correspondants, garantissent que lorsqu'ils planifient des clients, ils ne verront que les services et les tarifs appropriés attribués à leur grade spécifique.
Par exemple:
Votre cabinet propose un service appelé « Thérapie individuelle ». Votre cabinet compte trois types de praticiens : un psychiatre agréé, un psychologue et un associé. Le psychologue agréé facture 200 $ pour la thérapie individuelle, l'associé 180 $ et l'interne 150 $ pour le même service.
Commencez par créer une liste de tous les services, tarifs et durées proposés par votre clinique. Ensuite, regroupez-les en fonction du « type de thérapeute » ou du « grade de thérapeute ». En général, vous devez essayer de créer le moins de grades de thérapeutes nécessaires à votre pratique, car vous les utiliserez tous les jours dans votre grille tarifaire.
Dans notre exemple ci-dessus, la clinique a trois niveaux :
- Psychologue agréée
- Associé
- Interne
Cela signifie que pour chaque service que nous proposons, nous en créerons trois versions (une pour chaque niveau). Vos étapes sont les suivantes :
- Créer la note du thérapeute
- Attribuer à chaque thérapeute sa note appropriée
- Créer des services en utilisant la note
Pour créer une note de thérapeute :
- Accédez à Paramètres > Notes du thérapeute.
- Appuyez sur l'icône plus en haut à droite.
- Donnez un nom au grade (le type de praticien).
- Appuyez sur le bouton vert Enregistrer.
Pour attribuer une note à un thérapeute :
- Appuyez sur la case à cocher à côté du nom du thérapeute.
- Appuyez sur le bouton Modifier dans la barre d’édition verte.
- Sélectionnez le niveau approprié dans le menu déroulant Niveau du thérapeute.
Enfin, ajoutez vos services :
Ajout d'un service
Les services correspondent aux différents types de séances que vous proposez, ainsi qu'aux tarifs, à la durée et aux taux d'imposition associés à ces séances. Lorsque vous vous connectez à Owl pour la première fois, aucun service n'est configuré. En effet, un service est différent pour chaque thérapeute. Par exemple, un psychologue peut proposer une thérapie cognitive comportementale à 100 $ par séance, tandis que l'art-thérapie coûtera 50 $ par séance. L'utilisation des services vous aidera à identifier rapidement le type de séance qu'un client a eu par le passé et à organiser votre facturation.
- Accédez à Paramètres > Services et frais
- Cliquez sur l’icône plus en haut à droite de l’écran pour ouvrir la fenêtre Ajouter un nouveau service.
- Remplissez tous les champs. Assurez-vous que les noms de vos services sont uniques afin de pouvoir facilement les identifier.
- Sélectionnez la catégorie appropriée pour ce service.
- Remarque : vous pouvez également configurer ici la disponibilité spécifique à un service, qui peut être utilisée pour déterminer quand certains services peuvent être réservés par date. Cela est utile pour les cabinets qui utilisent le portail de réservation en ligne d'Owl et qui souhaitent empêcher les clients de réserver un service particulier un certain jour de la semaine.
- Cliquez sur le bouton vert Créer un service.
Une fois vos grades de thérapeute créés et attribués, et votre grille tarifaire configurée, Owl saura combien facturer lorsqu'un thérapeute effectue une séance en fonction de son grade et des frais associés. Lorsque ce thérapeute se connecte, il ne pourra planifier des séances qu'en utilisant les services attribués à son grade.