Smart Notes transcrit et résume vos séances vidéo et audio avec vos clients afin de simplifier la prise de notes. Après avoir obtenu leur consentement, vous pouvez utiliser Smart Notes pour créer un récapitulatif de vos séances, mettre en évidence les informations importantes pour faciliter le diagnostic et optimiser la documentation clinique à partir de l'enregistrement de votre téléconsultation ou d'un fichier multimédia, comme la dictée de vos notes prises après la séance.
Fonctionnalités de Smart Notes
- Améliore la précision grâce à la transcription automatique des enregistrements des sessions vocales.
- Rationalise votre flux de travail de documentation en générant un brouillon de vos notes cliniques à partir de l'enregistrement de la séance.
- Fonctionne avec la vidéo et l'audio, soit en transcrivant la session en direct via la fonction Scribe lors d'un appel de télésanté, soit en téléchargeant manuellement un fichier vidéo ou audio.
- Prend en charge une grande variété de types de fichiers, notamment .mp3, .mp4, .wav, .mov et bien d'autres !
Remarque : Cette fonctionnalité est actuellement en version bêta. Vous remarquerez peut-être des changements au fur et à mesure que nous l’améliorons et la perfectionnons.
Remarque : Smart Notes est actuellement disponible uniquement pour les séances de thérapie individuelle et de couple.
Obtenir le consentement
Smart Notes est conforme aux normes HIPAA, PIPEDA et PHIPA. Bien que vos données ne soient pas utilisées pour entraîner des modèles d'IA, vous devez tout de même vous assurer que votre client consent à la transcription de la séance. Vous pouvez envoyer un formulaire de consentement prérempli directement depuis Owl. Pour en savoir plus sur l'envoi de formulaires, cliquez ici .
Ajouter des notes intelligentes à votre compte
Pour activer les Notes intelligentes sur votre compte, accédez d'abord aux Paramètres , puis aux Abonnements. Dans la section Modules complémentaires et utilisation totale , sélectionnez Ajouter au forfait dans l'encadré Notes intelligentes .
Ensuite, cochez la case « Ajouter au forfait » dans la fenêtre « Configurer votre forfait » . Enfin, sélectionnez « Mettre à jour l’abonnement » .
Si vous exercez en groupe, vous pouvez ajouter des places à partir de cette fenêtre en sélectionnant le bouton + puis en sélectionnant Mettre à jour l'abonnement.
Remarque : Pour les cabinets de groupe, vous devrez contacter l'équipe de réussite client pour supprimer les licences Smart Notes de votre compte.
En sélectionnant Gérer dans le menu Gestion des abonnements , vous pouvez voir quels thérapeutes d'un cabinet de groupe ont activé les notes intelligentes.
Activation des notes intelligentes pour un thérapeute et définition d'un modèle par défaut
Pour activer les notes intelligentes pour un thérapeute, accédez d'abord aux Paramètres , puis aux Thérapeutes , sélectionnez un thérapeute, puis sélectionnez Modifier .
Dans le menu Mettre à jour le thérapeute , faites défiler vers le bas jusqu'à voir la section Notes intelligentes et sélectionnez Oui .
Vous pouvez définir ci-dessous le modèle que vous souhaitez utiliser pour les notes intelligentes. « Note de session » est l’option par défaut et propose le modèle standard. « Note SOAP » formate les notes selon la norme SOAP (Subjective Objective Assessment Plan). « Note DAP » formate les notes selon la norme DAP (Data Assessment Plan).
Vous pouvez modifier ce modèle après avoir généré vos notes en sélectionnant l' option « Choisir un modèle » dans le menu déroulant. En choisissant les versions bleues intelligentes du modèle, vos notes seront automatiquement formatées selon le style choisi.
Remarque : Vous devrez sélectionner modèles étiquetés Smart pour la compatibilité avec Smart Notes .
Modifications intelligentes
La fonction « Modifications intelligentes » vous permet de donner des instructions à l’IA afin qu’elle adapte vos notes à vos besoins. Pour commencer, sélectionnez le bouton « Modifications intelligentes » en haut de la note de session .
Remarque : la fonction Smart Edits n’est disponible que pendant la durée de conservation de la transcription dans Smart Notes , et pour une durée maximale de 7 jours.
Ensuite, sélectionnez le niveau de détail souhaité pour vos notes finales. Vous pouvez choisir entre Bref , Moyen et Détaillé , Moyen étant le niveau par défaut. Puis, sélectionnez le type de mise en forme : Paragraphes ou Puces. Vous pouvez également définir des modifications intelligentes comme mode de présentation par défaut en sélectionnant « Définir les paramètres par défaut » . Cliquez sur « Enregistrer » une fois terminé.
Générer des notes à partir d'un fichier externe téléchargé
Pour générer une transcription à partir d'un fichier audio, sélectionnez une session dans la vue Calendrier , puis sélectionnez Créer une note .
Ensuite, sélectionnez « Téléverser un fichier multimédia » dans le menu de gauche, sous « Actions » .
Ensuite, sélectionnez le fichier audio approprié dans le navigateur de votre système d'exploitation.
Vous recevrez une notification dans le coin supérieur droit confirmant le téléchargement réussi du fichier audio.
Remarque : La limite actuelle de taille des fichiers est de 10 Go.
Types de fichiers actuellement pris en charge
Les types de fichiers actuellement pris en charge incluent : .caf, .flac, .m4a, .mid, .mp3, .oga, .ogg, .opus, .wav, .weba, .3g2, .3gp, .asx, .avi, .mj2, .mov, .mp4, .mpg, .mpeg, .ogm, .ogv, .webm et .wmv.
Générer des notes à partir d'une session vidéo
Pour commencer, vous pouvez sélectionner « Activer automatiquement la transcription au démarrage de l'appel » dans la section « Notes intelligentes » au début d'une session vidéo ou en sélectionnant « Scribe » à tout moment pendant la session de télésanté.
Une fenêtre s'affichera ensuite, détaillant les fonctionnalités de Smart Notes . Une fois familiarisé avec Smart Notes , vous pourrez sélectionner « Ne plus afficher ce message » pour le fermer définitivement. Sélectionnez « Démarrer la session » pour continuer.
Une fois la session commencée, vous pouvez sélectionner Scribe pour démarrer la transcription.
Vous pouvez interrompre la transcription à tout moment en sélectionnant « Pause Scribe » . Vous pouvez la relancer à tout moment pendant l'appel.
Lorsque Scribe est actif, vous verrez « Transcription » en haut de l'écran.
Consultation du brouillon de la transcription et des notes
Remarque : Lorsque la transcription des notes intelligentes est activée, les modèles de notes préchargés sont verrouillés afin d’éviter tout conflit avec la note qui sera créée après le traitement de la transcription. Les notes manuscrites restent possibles pendant la session.
Une fois la séance de télésanté terminée et après avoir rédigé le compte rendu ou téléchargé le fichier multimédia, la transcription sera analysée. Un message s'affichera en haut à gauche, indiquant que cette opération peut prendre entre 20 et 30 minutes.
Une fois votre brouillon de note prêt, le résumé des notes apparaîtra dans le volet central pour que vous puissiez le modifier.
La transcription instantanée sera affichée sur la droite.
Vous pouvez fermer cette fenêtre en désactivant le curseur « Afficher la transcription » .
Vous pouvez agrandir la transcription en sélectionnant l'icône en forme de boîte située au-dessus.
Remarque : La transcription de la séance sera disponible pendant 7 jours maximum pour vous permettre de vérifier l’exactitude des notes. Elle sera supprimée une fois que vous l’aurez validée ou supprimée manuellement. À partir de l' icône Supprimer . Les notes générées à partir de la transcription seront enregistrées et resteront modifiables jusqu'à sa signature.
Une fois la note modifiée, vous pouvez la signer en sélectionnant le bouton « Signer la note » pour la verrouiller et empêcher toute modification ultérieure.
Enfin, sélectionnez Enregistrer ou Enregistrer et fermer pour terminer.
Sélection des rôles des intervenants
Par défaut, Smart Notes attribue automatiquement les rôles des locuteurs à la transcription, mais vous pouvez les attribuer manuellement si nécessaire.
Suppression manuelle d'une transcription
Vous pouvez supprimer manuellement une transcription en sélectionnant l'icône de la corbeille en haut à droite de la fenêtre des notes de session .
Notes intelligentes pour les séances en présentiel
Vous pouvez désormais créer des notes intelligentes pour les séances en présentiel ou dicter vos propres notes directement dans Owl juste après une séance.
Pour commencer, sélectionnez une session dans le calendrier , puis sélectionnez Démarrer l'enregistrement .
Ensuite, sélectionnez Session en présentiel , puis Démarrer l'enregistrement. Vous pouvez vérifier que votre microphone fonctionne : la barre sous Tester le microphone bouge lorsque vous émettez un son.
Vous verrez alors apparaître un message vous demandant l'autorisation d'utiliser votre microphone. Sélectionnez « Autoriser » et l'enregistrement commencera.
Remarque : Vous devez laisser cet onglet ouvert pour enregistrer la session. Fermer cet onglet arrêtera l’enregistrement.
Vous pouvez sélectionner Pause à tout moment pour interrompre l'enregistrement et Reprendre pour le poursuivre.
Sélectionnez « Fin de session » lorsque vous aurez terminé. Vous devrez confirmer votre décision en sélectionnant à nouveau « Fin de session » pour arrêter l'enregistrement.
Une fois terminé, le fichier sera automatiquement téléchargé sur le serveur, comme indiqué en haut à droite. Veuillez patienter entre 20 et 30 minutes le temps que Smart Notes analyse la transcription.
Notes de dictée
Si vous souhaitez dicter vos propres notes pour une session, sélectionnez d'abord « Démarrer l'enregistrement » après avoir sélectionné l'option souhaitée dans la vue Calendrier .
Ensuite, sélectionnez Dicter des notes , puis Démarrer l'enregistrement .
Lors de la relecture de la transcription, les notes dictées partent du principe qu'il n'y a qu'un seul locuteur.
Foire aux questions
Que sont les Smart Notes ?
Smart Notes est un outil de documentation basé sur l'IA et intégré à Owl Practice. Il transcrit et résume vos séances de thérapie (qu'il s'agisse d'une séance vidéo en direct ou d'un fichier audio/vidéo importé) pour vous aider à créer rapidement des notes cliniques précises.
Comment fonctionnent les notes intelligentes ?
Une fois le consentement du client obtenu, vous pouvez enregistrer la séance de télésanté dans Owl ou importer un fichier multimédia externe. Le système traite ensuite l'audio pour générer une transcription instantanée et un brouillon de note clinique résumé que vous pouvez consulter et modifier.
L'utilisation de Smart Notes pour la prise de notes de session est-elle sécurisée et conforme ?
Oui. Smart Notes est conçu pour être conforme aux lois PIPEDA, PHIPA et HIPAA. Les données sont traitées dans l'environnement sécurisé d'Owl, et tous les enregistrements et transcriptions restent privés et accessibles uniquement sur votre compte.
Mes données de session seront-elles utilisées pour entraîner des modèles d'IA ?
Non. Owl Practice n’utilise pas les données de session client pour entraîner, affiner ou améliorer les modèles d’IA, y compris les modèles tiers.
Smart Notes utilise un modèle de langage étendu, isolé et dédié, exclusivement pour traiter le contenu que vous fournissez afin de faciliter la documentation de cette session. Les données de session sont traitées à chaque utilisation et ne sont ni conservées ni réutilisées pour l'entraînement ou l'apprentissage du modèle.
Les données client ne sont pas partagées avec des fournisseurs externes de modèles d'IA à des fins d'entraînement et ne sont pas utilisées pour développer ou améliorer des systèmes d'IA en dehors de votre flux de travail documentaire. Les données continuent d'être traitées conformément aux pratiques de confidentialité, de sécurité et de conservation des données d'Owl Practice.
Comme pour toute la documentation dans Owl Practice, les thérapeutes restent responsables de la révision, de la modification et de l'approbation des notes avant leur finalisation.
Combien de temps les transcriptions sont-elles conservées ?
Les transcriptions sont généralement disponibles pendant 7 jours après leur génération. Cela vous laisse suffisamment de temps pour vérifier l'exactitude de la conversation tout en garantissant que les données sensibles ne sont pas conservées indéfiniment sous leur forme brute.
Puis-je utiliser Smart Notes pour les séances en présentiel ?
Oui. Vous pouvez désormais enregistrer vos séances en présentiel directement dans Owl. Vous pouvez également enregistrer la séance depuis un ordinateur, un appareil mobile ou un enregistreur numérique. De même, vous pouvez enregistrer une dictée de vos notes post-séance après la séance en présentiel sur un appareil similaire et importer manuellement le fichier audio. Consultez la section « Génération de notes à partir d'un fichier externe » pour plus de détails.
Puis-je utiliser Smart Notes avec d'autres plateformes de vidéoconférence, telles que Zoom/Microsoft Teams ?
Oui. Lors d'une session de visioconférence Teams ou autre, suivez les instructions de configuration de Smart Notes pour une session en présentiel. Smart Notes enregistrera l'audio de la session et générera des notes à partir de la conversation.
Les notes intelligentes augmentent-elles l'impact environnemental ?
Smart Notes utilise une infrastructure cloud à la demande et ne nécessite ni matériel dédié ni traitement continu, ce qui permet de minimiser son empreinte environnementale et de la rendre proportionnée à son utilisation.