Owl Practice dispose d'une fonctionnalité conçue spécifiquement pour les clients qui pratiquent la thérapie de couple et familiale. Elle s'appelle Comptes liés et vous permet de lier deux ou plusieurs profils de clients ensemble. Les comptes liés vous permettent, en tant que thérapeute, d'avoir un historique clinique complet de vos clients dans leur dossier individuel, qu'ils soient venus en famille, en couple ou autrement, tout en profitant de la commodité de réserver des séances et d'enregistrer les informations financières de plusieurs clients à la fois lorsque vous le souhaitez. Pour les configurer :

• Créez un compte client unique pour chaque membre de la famille.
• Ensuite, accédez à l’un des comptes clients > Contact et clinique > Cercle de soins.
• Cliquez sur Ajouter un compte lié.
• Recherchez et sélectionnez un nom de client (celui que vous essayez de lier).
• Vous avez également la possibilité de noter cette personne comme contact d'urgence, de la définir comme destinataire de la facture (à inclure sur les factures et les reçus) et de définir des rappels de rendez-vous pour elle.
• Appuyez sur le bouton vert Enregistrer pour sauvegarder votre travail !

Planification de sessions pour les comptes liés
Une fois que vous avez lié des comptes, vous pouvez planifier des séances en famille ou en couple (pour les services décrits comme de type « Famille » ou « Couple » dans votre barème tarifaire), et vous verrez Owl inclure automatiquement une liste de participants suggérés en fonction du type de séance.

Par exemple, si vous configurez une session familiale pour Megan, Owl inclura Daniel, Luke et Violet parmi les participants. Vous pouvez toujours supprimer une personne de la session en cliquant sur le « x » à côté de son nom dans la fenêtre Modifier la session. En revanche, une session en couple n'affichera que les partenaires Daniel et Megan, car les enfants ne sont pas impliqués.

Les sessions avec plusieurs participants s'affichent également différemment sur les factures, les reçus, les résumés de compte et les notes. Pour les sessions avec plusieurs personnes, vous verrez que l'état de présence « A participé » est remplacé par une liste des personnes qui ont assisté à cette session. Les absences et les annulations s'affichent toujours comme avant. Lorsque vous créez une note, vous verrez une liste des participants à la session, qui s'affichera également sur les notes imprimées et PDF.

Étant donné que ces sessions s'appliquent à des personnes (tous les participants d'une session), la session et la note de cette session apparaîtront dans l'onglet Sessions et notes de chaque participant. Du point de vue de la facturation, cependant, le montant facturé n'apparaît que dans le profil du client principal (le « Client » tel que décrit dans la fenêtre Modifier la session lors de la configuration initiale de la session).

Remarque : si le client que vous essayez de lier n'apparaît pas lorsque vous le recherchez dans la fenêtre Ajouter un compte lié, cela signifie que ce client est déjà lié à un autre cercle de soins, car un client ne peut appartenir qu'à un seul cercle de soins à la fois. Dans ce cas, vous devrez relier à nouveau tous les membres du cercle de soins d'un client. Pour ce faire, accédez à Clients > Comptes liés et supprimez le cercle de soins existant. À partir de là, accédez au profil d'un client, puis reliez à nouveau tous les membres de toutes les associations d'un cercle de soins. Lorsque vous effectuez une réservation, vous n'ajouterez alors que les membres appropriés à des fins de facturation et de planification de séances.