La vue Clients est votre « dossier » numérique pour vos clients. Vous pouvez y consulter tous vos clients, les comptes associés, les prospects, les listes d'attente et gérer les exportations.

Tous les clients

Dans la vue « Tous les clients » , vous pouvez consulter la liste complète de tous vos clients ainsi que des informations telles que leur thérapeute attitré, leur statut actuel, leur numéro de téléphone et le montant qu'ils peuvent devoir pour les séances précédentes.

En sélectionnant un client, plusieurs options s'afficheront en haut de l'écran : Afficher, Modifier le statut, Actions et Supprimer

Voir

En sélectionnant « Affichage », vous pouvez consulter les détails d'un client. Une fois le client sélectionné, le volet de gauche se divise en deux sections : « Navigation » et « Action » .

Naviguer

La section Navigation est divisée en huit onglets.

• Séances et notes
• Contact et clinique
• Documents
• Assurance
• bûches
• Mesures
• Formulaires
• Messagerie sécurisée

Séances et notes

L'onglet « Séances » contient deux types d'informations : la liste de toutes les séances de ce client et toutes ses notes de séance . Vous pouvez y indiquer la présence du client et consulter, modifier et signer toutes les notes de séance. Vous pouvez filtrer les notes de séance à l'aide de l'icône de filtre en haut à droite.
Vous pouvez en savoir plus sur la rédaction des notes de séance ici .

Contact et clinique

Les informations les plus importantes du compte client sont ses coordonnées ! C’est grâce à elles que vous pouvez envoyer des factures ou des reçus par courriel, contacter votre client par téléphone ou par courriel, mettre en place un suivi personnalisé et programmer des rappels de rendez-vous. Vous trouverez des guides pour gérer le suivi personnalisé ici et pour les rappels ici .

Documents

L'espace Documents est votre classeur virtuel pour vos documents clients. Stockez-y des copies numériques de tous vos documents, consultables dans Owl ou exportables selon vos besoins. Découvrez comment et pourquoi télécharger des documents ici .

Finances

Les factures , les reçus et les frais hors session sont tous enregistrés dans la section Finances du compte client . Pour en savoir plus sur leur utilisation, cliquez ici .

bûches

Les journaux vous permettent de consulter tous les e-mails envoyés à ce client, la date de livraison, la confirmation de livraison et l'adresse e-mail de destination. Ils indiquent également la date et l'utilisateur de création de chaque session, ainsi que les modifications apportées à celle-ci.

Mesures

Les mesures sont des questionnaires contenant des questions quantifiées qui peuvent être suivies et analysées au fil du temps. Vous trouverez plus d'informations sur les mesures ici .

Formulaires

Vous pouvez gérer directement dans Owl les formulaires importants, tels que les formulaires de consentement ou de couverture d'assurance. Pour en savoir plus sur les formulaires, cliquez ici.

Messagerie sécurisée

L'outil de messagerie sécurisée d'Owl Practice offre aux cliniques une méthode de communication bidirectionnelle sécurisée et conforme aux normes de protection des données de santé au sein de l'application. Pour en savoir plus sur la messagerie sécurisée, cliquez ici .

Action

En bas de la barre latérale du client se trouve la barre d'actions , qui vous permet de créer des factures, d'enregistrer un paiement, de générer un récapitulatif de compte, de réaliser une exportation client, d'envoyer des formulaires et des mesures, et de créer et consulter des messages sécurisés.

La section Action est divisée en huit sections :

• Créer une facture
• Enregistrement de la transaction
• Résumé client
• Exportation client
• Exportation des messages
• Envoyer les formulaires
• Envoyer des mesures
• Créer une superfacture

Créer une facture

Vous pouvez créer une facture en sélectionnant « Créer une facture » dans le menu Actions . Pour en savoir plus sur la facturation, cliquez ici .

Enregistrement de la transaction

Vous pouvez enregistrer des transactions et créer des reçus en sélectionnant « Enregistrer une transaction » dans le menu Actions . Pour en savoir plus sur les reçus, cliquez ici .

Résumé client

Le résumé client affiche un récapitulatif imprimable du compte client (incluant les séances passées et le solde total dû) ou des séances ( passées et à venir, sur la période sélectionnée). Vous pouvez également exporter ce document et l'envoyer par courriel directement depuis cette vue.

Exportation client

Le menu « Exportation client » vous permet d'exporter les informations de vos clients. Sélectionnez la période et le type d'informations souhaités, puis cliquez sur « Exporter » pour lancer l'exportation. Vous recevrez une notification par e-mail une fois l'exportation terminée.

Exportation des messages

Le menu « Exporter les messages » vous permet d'exporter les informations de vos messages. Sélectionnez la période et le type d'informations souhaités, puis cliquez sur « Exporter vers » pour lancer l'exportation. Vous recevrez une notification par e-mail une fois l'exportation terminée.

Envoyer les formulaires

Vous pouvez envoyer les formulaires clients depuis le menu Envoyer des formulaires . Pour en savoir plus sur les formulaires, cliquez ici .

Envoyer des mesures

Vous pouvez envoyer des mesures et des questionnaires à partir du menu Envoyer des mesures . Apprenez-en davantage sur les mesures cliniques ici .

Créer une superfacture

Vous pouvez envoyer des factures détaillées depuis le menu « Créer une facture détaillée » . Pour en savoir plus sur les factures détaillées, cliquez ici .

Comptes liés

Vous pouvez consulter les relations entre vos clients depuis la vue Comptes liés . Sélectionnez Afficher pour afficher plus de détails sur la relation concernée. Vous pouvez modifier le nom du groupe en sélectionnant Modifier .

Perspectives

Vous pouvez consulter les détails des prospects dans la vue « Prospects » . En sélectionnant un prospect, vous pouvez créer un profil client en cliquant sur « Créer un client » , supprimer le prospect en cliquant sur « Supprimer l’utilisateur » ou l’ associer à un compte existant.

listes d'attente

Vous pouvez consulter et modifier vos listes d'attente depuis la vue Listes d'attente . Pour en savoir plus sur les listes d'attente des clients, cliquez ici .

Exportations

Vous pouvez consulter l'état d'une opération d'exportation et télécharger une copie des données du client en sélectionnant la vue Exportations . Sélectionnez simplement l'exportation client souhaitée, puis cliquez sur le bouton Télécharger pour télécharger les données. Si l'exportation est en cours , le bouton Télécharger sera grisé et inactif. Vous pouvez supprimer une exportation en cliquant sur l'icône Corbeille .