Le compte client est votre « dossier » numérique pour ce client. Il est divisé en neuf onglets :

1. Séances et notes
2. Contact & Clinique
3. Documents
4. Réclamations électroniques
5. Journaux
6. Mesures
7. Formulaires
8. Messagerie sécurisée

Veuillez noter que certaines de ces options ne seront disponibles que pour les abonnés à nos forfaits Core, Pro, Group Plus ou Group Plus Video.

Séances
L'onglet Sessions contient deux types d'informations : une liste de toutes les sessions de ce client et toutes ses notes de session. Vous pouvez marquer la présence à partir de cette zone, et toutes les notes de session peuvent être consultées, traitées et signées ici. Vous pouvez filtrer des notes de session particulières à l'aide de l'icône de filtre en haut à droite.
Vous pouvez en savoir plus sur la rédaction des notes de session ici .

Contact & Clinique
Les informations de contact sont les éléments les plus importants du compte client ! C'est ainsi que vous pouvez envoyer des factures ou des reçus par e-mail, contacter votre client par téléphone ou par e-mail, créer un cercle de soins et définir des délais pour les rappels de rendez-vous. Nous avons des guides pour gérer le cercle de soins ici et les rappels ici .

Documents
La zone Documents est votre classeur virtuel pour votre client. Stockez ici des copies numériques de tous les documents, pour les consulter dans Owl ou les exporter selon vos besoins. Découvrez comment et pourquoi vous allez télécharger des documents ici .

Finances
Les factures, les reçus et les frais hors session sont tous stockés dans la zone Finances du compte client. Vous pouvez en savoir plus sur leur utilisation ici .

Journaux
Les journaux vous permettent de visualiser tous les e-mails que vous avez envoyés à ce client, la date de livraison, une confirmation de leur livraison et l'e-mail auquel ils sont allés !

Les journaux afficheront également quand une session a été créée et par quel utilisateur, ainsi que les modifications apportées à une session.


Au bas de la barre latérale de chaque compte client se trouve une barre d'action qui vous permet de créer des factures, d'enregistrer un paiement, de générer un résumé de compte, d'effectuer une exportation client, d'envoyer des formulaires et des mesures et de créer et d'afficher des messages sécurisés.



Séances
Vous trouverez ici un historique complet de toutes les séances pour lesquelles ce client a été ou est programmé.
Si vous recherchez une session particulière, vous pouvez filtrer la vue pour :

1. Thérapeute principal
2. Statut
3. Nom du service
4. Montant facturé

La vue Filtre vous permet de trouver rapidement les informations que vous recherchez et de gérer de grandes listes d'informations ou d'historique dans Owl.

À partir de cet écran, vous pouvez également consulter, modifier et signer les notes de session. Consultez notre Guide des notes de session pour savoir comment utiliser Owl Practice pour améliorer la prise et le stockage de vos notes de session.

Nous avons également un guide des sessions , dans lequel vous en apprendrez davantage sur la planification des sessions, la notation de la présence, l'édition des sessions et bien plus encore !

Contact & Clinique
La zone Contact & Clinique stocke toutes les informations de contact et cliniques moyennes : adresses, noms, contacts alternatifs, même les données de présence. Ces informations sont triées sous six onglets :



Coordonnées
Ici, vous pouvez saisir les informations de base, l'adresse, l'e-mail et les numéros de téléphone. Pour modifier ces informations, cliquez sur le bouton bleu Modifier dans le coin inférieur droit et mettez à jour les champs. N'oubliez pas d'enregistrer votre travail !



Vous configurerez également vos rappels de rendez-vous ici !

Owl Practice enverra des rappels de rendez-vous par e-mail et par SMS à vos clients ! Cela vous évitera de devoir appeler ou envoyer un e-mail à vos clients pour leur rappeler leurs rendez-vous et réduira les non-présentations. Par défaut, ces rappels sont désactivés lorsque vous ajoutez un nouveau client.

Vous devrez configurer des rappels de rendez-vous pour chaque client, en fonction de la manière dont vous souhaitez les contacter. Une fois les rappels définis, ils seront envoyés pour chaque séance à venir.

Pour configurer un rappel par e-mail ou SMS :

1. Sous le compte client pour lequel vous configurez le rappel, accédez à Contact et clinique et accédez à l’onglet Détails du contact .
2. Cliquez sur le bouton bleu Modifier .
3. Entrez l'adresse e-mail et le numéro de téléphone appropriés.
4. Cochez la case Rappel par SMS à côté du numéro de téléphone auquel le message texte sera envoyé. Si vous ne sélectionnez pas de numéro de téléphone, le message ne sera pas envoyé.
5. Sous Rappels, définissez la disponibilité à l'aide du menu déroulant, entre 2 et 72 heures.
6. Appuyez sur le bouton vert Enregistrer . Si vous cliquez en dehors de l'écran avant d'enregistrer, les informations ne seront pas mises à jour.
   
   

Remarque : assurez-vous que vos clients vérifient leur boîte de courrier indésirable ou leur boîte de courrier indésirable s'ils ne voient pas leurs rappels arriver dans leur boîte de réception. Vous pouvez personnaliser le contenu de vos rappels sous Paramètres > Rappels. Consultez notre FAQ pour savoir comment procéder !

Détails cliniques
Cet onglet inclut tous les détails sur votre client à partir d'un poste de pratique interne - aucune de ces informations n'est disponible pour votre client, ni ne sera affichée sur une facture, un reçu ou un document qui lui est envoyé.

• Client depuis indique la date à laquelle le client a été créé.
• Le thérapeute est le thérapeute du cabinet qui s'occupe de ce client (Remarque : les utilisateurs de l'édition Solo n'auront qu'un seul nom. Les comptes de l'édition de groupe auront besoin de plus d'un thérapeute actif pour que davantage d'options soient disponibles)
• Si vous êtes un thérapeute sous supervision, vous devrez également désigner le superviseur ici. Veuillez lire notre FAQ sur la supervision.
• Une référence peut être complétée si nécessaire.
• Incluez tous les mots clés (jusqu'à quatre) pertinents au diagnostic du client dans la section Diagnostic.
• Si vous avez des commentaires de haut niveau, indiquez-les ici.
• Les détails cliniques du client comprendront également un total cumulé de tous les nombres de présences aux séances.
  
  

Cercle de soins
Circle of Care est un système de stockage de contacts dynamique qui vous permet de créer et de conserver des enregistrements précis de tous les contacts de chacun de vos clients. Chaque client aura son propre Circle of Care, composé de contacts alternatifs et de comptes liés. Ce guide vous aidera à configurer votre Circle of Care et à le personnaliser pour chaque client. Circle of Care vous permet de stocker deux types de contacts : les comptes liés et les contacts alternatifs. Avant de les configurer, il est important de comprendre la différence entre les deux.

• Les contacts alternatifs sont des contacts qui ne sont pas eux-mêmes des clients ou qui sont des clients mais ne seront pas ajoutés en tant que compte lié à ce client particulier. Cela inclut les parents, tuteurs, enseignants, avocats, travailleurs sociaux, médecins, infirmières et tout autre contact important pour la santé de votre client.
• Les comptes liés sont des contacts qui sont également vos clients. Vous pouvez voir ces clients individuellement, mais l'utilisation de comptes liés vous permet de décrire leur relation exacte avec votre client et de conserver des enregistrements précis pour les séances de thérapie de couple, familiale et de groupe.

Veuillez consulter notre article FAQ dédié pour savoir comment utiliser l'outil Cercle de soins !



Détails du compte
Pour modifier les détails d'un compte, cliquez sur le bouton bleu Modifier en bas à droite de cet onglet. Vous pouvez mettre à jour :

• Conditions de paiement - Allez-vous facturer ce client automatiquement ou mensuellement ?
• Numéro d'identification de santé
• Compagnie d'assurance
• Commentaires - Stockez ici tous les commentaires de compte de haut niveau.
• Réductions sur les frais de service – Gérez vos tarifs dégressifs. Consultez cette FAQ pour en savoir plus !
• Modes de paiement - Pour plus d'informations sur les paiements intégrés dans Owl, cliquez ici .
• Paramètres du portail en ligne - Cette option n'apparaît que si le portail client est actif sur votre compte. Cliquez ici pour en savoir plus sur le portail client .

Remarque : n'utilisez pas les commentaires de compte pour stocker les informations de carte de crédit de vos clients. Légalement, ces informations ne doivent pas être stockées sur Owl.